Ordenacion documental

Clasificación documental
5. Conjunto de procesos destinado a la organización de archivos tendientes a recuperar y conservar la información contenida en los documentos
La Clasificación: Es la labor intelectual y física que consiste en separar la documentación de acuerdo con unos criterios predeterminados, ésta puede ser:
• Clasificación de Fondos
• Clasificación de Secciones y Subsecciones
•Clasificación de Series y Subseries
• Se hace en grupos jerárquicos, llamados fondos, secciones y series documentales. Sigue el modelo orgánico de la Institución, ya que el archivo es la imagen de la misma, la estructura orgánica de esa queda cristalizada en dicha clasificación.Cabe anotar que todo ello se debe realizar bajo los principios de procedencia y de respeto de orden original.

5.1Proceso
1. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
2. Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios nisecundarios, para su posterior eliminación.
3. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
4. Foliación: Acto de enumerar las hojas.
5. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentrode las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
6. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
7. Principio deprocedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

8. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funcionesespecíficas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
9. Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
10. Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempode permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
11. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
12. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se produceno se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables.
13. Valor secundario: aquel que interesa a la investigación y a la historia.

5.2 Clasificación como proceso archivístico
Clasificación archivística
La clasificación es un método de conocimiento y de información. En el ámbito archivístico,
El término "clasificación" puede hacer referencia a dos tiposde operaciones
1. La división de un conjunto documental mediante la agrupación de sus elementos en varias clases o subconjuntos determinados por uno o varios criterios

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2. La asignación de un elemento a un conjunto o clase determinado por una operación del tipo 1.
Las operaciones de tipo 1 implican el cumplimiento de ciertas reglas epistemológicas y la determinación de varios...