Ordenamiento De Archivo

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
RECIBO DE DOCUMENTOS

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitación de los documentos quellegan a la empresa. De lo contrario, es muy difícil establecer responsabilidades por parte de las personas encargadas.

Por tanto, es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona uoficina y establecer normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la empresa.


CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA:

La correspondencia que llega a la empresa puedeclasificarse en:

 Correspondencia personal
 Correspondencia publicitaria
 Correspondencia empresarial

1. CORRESPONDENCIA PERSONAL


EN EL SOBRE GENERALMENTE, APARECE IMPRESA LAPALABRACONFIDENCIAL O PERSONAL.

2. CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA

FOLLETOS, REVISTAS O PLEGABLES, QUE LLEGAN A NOMBRE DE LA EMPRESA, DE SUS DIRECTIVOS O EMPLEADOS


3. CORRESPONDENCIA EMPRESARIALViene dirigida, con los datos completos, a directivos o funcionarios de la empresa.


PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECIBIR


- Correspondencia personal



No debe abrirse. Se imprimirá lafecha de recibo en el sobre y se envía al destinatario.

- Correspondencia publicitaria

Si los folletos, revistas o plegables están dirigidos a la empresa , se les imprime la fecha derecibo y se envían a la dependencia interesada de acuerdo con el contenido de la publicación.

Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime la fecha en el sobre y se envía al destinatariorespectivo.

- Correspondencia empresarial

Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de la empresa. Si no es así, se devuelve al mensajero o correo correspondiente.APERTURA DE SOBRES

Para abrir los sobres se utilizan tijeras y se cortan por el lado derecho del sobre, colocando de frente. Luego se procede a comparar:

- La fecha que trae el...