Organigrama

SESIÓN 5
LOS ORGANIGRAMAS.

OBJETIVOS DE LA SESIÓN.
Conocer la estructura organizacional y su diseño en un organigrama.
Conocer la función del organigrama como herramienta de información y análisis para la empresa.
Conocer las técnicas para la elaboración de los diferentes tipos de organigramas.
Conocer los tipos de organigramas, sus características y conveniencia para la aplicación.SABERES PREVIOS:
¿Cómo se diseña una estructura?
¿Qué es un organigrama?
¿Cuáles son las técnicas para la elaboración de organigramas?
¿Qué tipos de organigramas existen y cuáles son los criterios para su selección y aplicación?
CONCEPTO.
El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en formaesquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación.

Un organigrama es esencialmente esquemático y por lo tanto, incompleto. Se utiliza con fines analíticos o sintéticos. El uso sintético es para informar al personal cómo está constituida la organización. Indica las relaciones más simples las unidades principalesy no entra en detalles.

Permite dos aspectos importantes de la estructura, para ser usados:

Como herramienta de información:
* Que los miembros de la organización conozcan la posición relativa que ocupan y la relación que tienen con el resto de la estructura.
* Provee un cuadro global de la estructura.
* Facilita los procesos de inducción a nuevos trabajadores.
* Que elpersonal conozca las posibilidades de ascenso en la estructura.
* Información a terceros.

Como herramienta de análisis.
* Fallas en el control interno.
* Departamentalización inadecuada.
* Falta de unidad de mando.
* Superposición de funciones.
* Relación de dependencia confusa.
* Situaciones de subordinación.
* Indefinición de niveles.
* Autoridad difusa.
*Estructura desequilibrada.
* Ámbito de control excesivamente amplio.
* Inadecuada asignación de niveles.

Limitaciones de los organigramas:
* Expresan una representación gráfica simplificada o parcial de la estructura y deja de incluir información importante.
* No se actualiza permanentemente, lo cual hace que suministre información desactualizada.

Técnicas en la confección deorganigramas.
Las técnicas en el diseño de organigramas distan mucho de ser universales y éstos pueden adoptar diferentes formas.

* El rectángulo representa una unidad, la que podrá ser individual (un gerente) o colectiva (un comité).

* El uso de líneas verticales y horizontales demuestran las líneas de comando y autoridad. Las líneas oblicuas se usan para mostrar relacionesespecializadas.

* Los rectángulos a un mismo nivel deberán ser del mismo tamaño sobre las mismas líneas horizontales.

* Normalmente, las líneas de autoridad y mando unen cada rectángulo por el centro superior y salen por el centro de la línea inferior nunca por el vértice.

* Ninguna línea de mando o autoridad atravesarán un rectángulo.

Algunos factores a tomar en cuenta para laconfección de organigramas son:

Demasiados niveles.
Hay que evitar demasiados niveles porque se pueden presentar algunos inconvenientes como:
* Deficiente organización.
* El administrador está muy lejos para tomar buenas decisiones.
* El flujo de trabajo o de información puede ser afectado.
* El movimiento hacia arriba se retrasa.
* Se pierde tiempo valioso en las inspecciones.* Las órdenes pueden fluir de manera lenta.
* Las diferencias entre los sueldos serán muy estrechos los que representarán alicientes para el ascenso.

Duplicación.
La duplicación crea áreas cargadas de conflictos y se duplican los esfuerzos.

Más de un jefe.
Se quiebra el principio de la unidad de comando y crea conflictos de dirección.

Desequilibrio de responsabilidades....