Organigrama

DESARROLLO

1. La teoría archivística del ciclo vital del documento establece tres edades o momentos que están directamente relacionados con la actividad del documento estos son:
MOMENTOS DE GESTACION:
Denominado también pre archivo, en este momento el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo origino. Este momento comprende:PLANEACION: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización, que se requiere según el tipo documental.

NORMATIZACION: Es el conjunto de normas creadas por un gobierno o estado de derecho para regular el comportamiento de las personas dentro de la sociedad.

LA NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA JURIDICA: Es el conjunto de normas que regulan la gestión ytodo el ciclo de los archivos.

NORMALIZACION: Abarca la normatividad administrativa y la normativa técnica.

NORMATIVIDAD ADMINISTRATIVA: Puede definirse como el conjunto de normas de tipo administrativo o institucional que regulan el proceso comunicativo, informativo, y archivístico.

NORMATIVIDAD TECNICA: Es el conjunto de normas que regulan el QUE, el COMO, el CUANDO, y el CONQUE en los procesos, actividades, y tareas dentro de las empresas o instituciones.

Factura de compraventa: Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros efectos, porque con ella queda concluida la operación.
La factura tiene por finalidad acreditar latransferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de exportación.
Las facturas sólo se emitirán a favor del adquiriente ousuario que posea número de Registro Único de Contribuyentes - RUC, exceptuándose este requisito en operaciones de exportación.
He tomado como ejemplo la factura de compra venta porque es el documento que más se maneja en el archivo de la empresa, la cual tiene como actividad la comercialización de productos para ferretería y construcción.
Estas se pueden elaborar de forma manual, por computadory/o electrónicamente.
En mi compañía la elaboramos en computador ya esta cumple con todos los requisitos establecidos en los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario, además que permite al software calcular los impuestos sobre las ventas correspondientes y de igual manera esta ya queda cargada a la contabilidad y a la cartera de la compañía.
1. GESTION (EDAD 1)
1.1 PLANEACION: Se empieza acrear desde la solicitud del cliente cuando desea adquirir algún producto nuestro.
Como este es un documento facilitativo la información que debe contener, cumple con los requisitos establecidos en el código de comercio, para las facturas de contabilidad el soporte elegido es el papel contando con cuatro hojas una original y tres copias las cuales se distribuyen por las diferentes personas que lasnecesitan.
1.2 ELEBORACION: Se elabora en computador el cual nos informa el número de consecutivo. A este documento lo rige la normatividad Archivística Jurídica.
Las normas que lo rigen son:
• Código de Comercio Art. 51, Art. 124 D.R 2649/93
La factura optimiza el proceso de venta desde la solicitud del cliente hasta la salida de la mercancía.
Este documento debe presentar unos requisitosbásicos que están establecidos por la ley y estos son:
COMPOS GENERALES: Fecha, Nit y/o CC, Razón social, Dirección, Teléfono, código del cliente, zona a la que pertenece, plazo de pago.
COMPOS DE TRANSACCIONES: Producto, Descripción, Cantidad, Valor unitario, Valor total, Valor de descuento, Impuestos, Fecha de Vencimiento.
1.3 TRAMITE: Se le toma el pedido al cliente, el cual el acepta la...