organigrama

El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación.
Según lo anterior, podemos concluir que un organigrama es pues una guía o plano que representa gráficamentela estructura orgánica interna y formal de una unidad administrativa de manera objetiva y global.
Los organigramas tienen por objetivo o finalidad mostrar:
ƒ Los principales estratos o niveles jerárquicos o gerenciales;
ƒ Las principales áreas orgánicas (unidades de línea o asesoramiento);
ƒ Líneas de autoridad y comunicación;
ƒ Relación de autoridad con los colaboradores (subordinados);ƒ Vías de supervisión;
ƒ Centralización o desconcentración.
FINALIDAD
En la ciencia de la administración, los organigramas sirven de asistencia y orientación de todas las Unidades Administrativas de la Dependencia al reflejar la estructura organizativa. Para la administración de la Dependencia, sirve para elaborar la descripción y análisis de puestos.
ƒ Ofrece una visión general de laestructura organizativa de la institución y/o representa la más utilizada fuente de consulta con fines de información;
ƒ Identifica las relaciones de jerarquía existentes entre los principales órganos de la empresa o institución;
ƒ Proporciona al personal el conocimiento de su ubicación y sus relaciones de jerarquía y de subordinación dentro de la estructura orgánica;
ƒ Ayudan a descubrirposibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia, de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control, y
ƒ Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.
Un organigrama es el instrumento que proporciona la representación gráfica de los aspectos fundamentales de una estructura de organización, y permite entenderun esquema general, así como el grado de diferenciación e integración funcional de los elementos que lo componen.
ƒ La división de las funciones;
ƒ Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una Dependencia o Entidad, y
ƒ Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización.

PROCESO PARA LAELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS:
Se conocen cinco pasos básicos que se han de seguir en el procedimiento para la elaboración de los organigramas:
ƒ Autorización y apoyo de los niveles superiores;
ƒ Acopio de la información;
ƒ Clasificación y registro de la información;
ƒ Análisis de la información, y
ƒ Diseño del organigrama.
5.1.- AUTORIZACIÓN Y APOYO DE LOS NIVELES SUPERIORES.
La unidadencargada de elaborar los organigramas, podrá intervenir por propia iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores; sin embargo, la autorización que debe obtenerse de los niveles superiores representa el punto de partida de este procedimiento. La autorización traduce también el apoyo con que debe contar la unidad que realice el acopio de la información básica para el diseño del organigrama. Porotra parte, es importante señalar que cuando los titulares de las Dependencias y/o Entidades, propongan modificaciones en su organigrama, como resultado de una propuesta de cambio en su estructura orgánica, derivada ésta de exigencias sociales y a objetivos contemplados en el Plan Estatal de Desarrollo; se hará necesario adecuar o ajustarse a la Ley Orgánica y al Reglamento Interior, con el fin deque exista congruencia entre su estructura y las disposiciones legales que rigen el funcionamiento de la Dependencia en cuestión.
RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN:
Deberá especificarse la información básica que se requiere y seguidamente establecerse los medios para su acopio, identificando sus fuentes.
5.2.1.- INFORMACIÓN BÁSICA:
Los datos que se han de reunir están en función directa de...