Organización De Eventos I
Resumen General de la Materia
1º Cuat. de 2010
Altillo.com
Organización de Eventos
Definición: actividad generada por una empresa, institución o particular, que persigue un objetivo determinado y para su cumplimiento se deben planificar, coordinar y dirigir acciones en forma integral a través de recursos humanos, recursos materiales, tecnológicos y económicos.
Tipos:
Culturales, formativos, académicos (ej.: entrega de premios, vernissage, presentación de libro, festivale, recital, etc.)
Sociales (ej.: aniversarios, bodas, cumpleaños, egresos, etc)
Comerciales (ej.: desfile, lanzamiento de producto, exposición, etc.)
Empresariales: (ej: family day, desayuno, lanzamiento, etc.)
Deportivos: (ej: maratón, clínica, viajes, campeonatos, etc.)
Planeamiento
Pre evento
Etapa estructural
Investigación: recopilación de información de eventos que el cliente haya realizado, información
coyuntural de relevancia. Por medio de entrevista, encuesta, Internet, etc.
Diagnóstico de la situación: evaluación de la información.
Toma de decisión: de la realización del evento y sus características.
Elección del tipo de plan: corto, largo, mediano plazo,coyuntural.
Fijación de objetivos: fines a alcanzar en el transcurso del evento.
Selección de públicos: a quienes estará dirigida la actividad. Clasificación y segmentación.
Etapa logística
Determinación de acciones: establecimiento de las actividades a desarrollar en el evento y medios a utilizar.
Presupuesto: recursos económicos. Ingresos y egresos.
Calendarización de actividades: fijación(en papel) de las fechas y plazos para realizar cada una de las acciones.
Timing: horarios de cada actividad durante el pre evento, el evento y el post-evento.
Evento
Etapa estratégica
Puesta en marcha del plan: día del evento
Información y comunicación: durante el evento con todas las personas necesarias para poder ir amoldando todo a las eventualidades.
Evaluación: control deldesarrollo de las actividades según lo planificado.
Corrección: de los desvíos que pudieran surgir.
La sede
Es el lugar de celebración del evento. Se debe considerar: número de participantes, tipo de evento, medios disponibles, accesibilidad, tamaño y forma, etc.
Recursos necesarios
Materiales, audiovisuales, de papelería, humanos y económicos.
Difusión del evento
Auspicios, prensa, publicidad,relaciones públicas.
Entrevista
Siempre se debe hablar con el cliente para comprender mejor que quiere de nosotros y dejar las cosas claras. De esta reunión se deben extraer datos como: el tipo de evento, el alcance, tipo de público, fecha, preferencias del lugar, presupuesto, si hay eventos parecidos realizados por la competencia, los objetivos, los datos de contacto, etc.
Brief
Documentoescrito de la propuesta que resume toda la información esencial, los datos y detalles que se necesitan sobre el evento. Incluye:
Objetivos (tipo de vento e intención del mismo)
Públicos objetivo (interno/externo, formal/informal, datos demográficos, características culturales)
Fecha, hora y lugar
Presupuesto
Contenido del programa
Actividades post evento (encuestas, certificados de asistencia,etc.)
Datos de contacto
Información adicional
Calendarización
Se grafican cronológicamente las acciones y sus procesos para determinarles el tiempo en el que deben ser realizadas.
Check list
Lista de absolutamente todos los recursos materiales y humanos que van a ser necesarios para el evento.
Timing
Es ponerle hora a cada una de las acciones que se realizarán en el día del evento, ya sea preevento, evento o post evento.
Organización de reuniones* – Juan Manuel Blanco-
*Por reuniones se entiende convenciones, congresos y seminarios.
Proceso administrativo de organización de reuniones
Etapa mecánica
Previsión
Es la anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, para poder hacer planes y poder actuar. Es la base de la planeación.
Principio:...
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