organización de eventos


INTRODUCCION

Muchas veces, las organizaciones desarrollan actividades extraordinarias de interés para su entorno, por tratarse de excelentes ocasiones para difundir identidad y mensajes institucionales, identificar a su universo y crear o potenciar alianzas. Estas actuaciones se llevan a cabo mediante técnicas avanzadas de gestión de público, entre las que ocupan un lugar destacado lacorrecta aplicación de los sistemas ceremoniales —que definen la identidad organizacional—,y en el caso de que el emisor de la comunicación sea el Estado, las normas de protocolo, responsables de que la imagen percibida por los ciudadanos sea idéntica en cualquier coyuntura temporal o lugar geográfico.

En ambos casos, ceremonial y protocolo indican a los distintos tipos de públicos cómo han depresentarse y cuál es su ubicación espacio-temporal en el imaginario relacional del evento, un posicionamiento dado por las tipologías de relación que han establecido previamente las relaciones públicas y que se pone de manifiesto en función del sistema de vínculos de ese universo organizacional.

En la actualidad el Perú viene mejorando este concepto de organización de eventos mediante elaboraciónde plan de trabajo, cada vez de mejor afinamiento con técnicas y herramientas que la modernidad trae consigo.










CAPITULO 1
PLANIFICACIÓN DE UN EVENTO INSTITUCIONAL

1.1 Organización del evento institucional
Antes que nada, se debe preguntar si lo que se desea organizar es la forma más rápida, fácil y barata de transmitir al público beneficiario el mensaje de la manera máseficiente y personal posible. Actualmente, existen formas mucho menos complicadas y caras de obtener los mismos resultados, como enviar un informe o folleto promocional a los interesados, o usar los medios de comunicación. Está claro que no se refiere a actividades en las que es decisivo el contacto directo entre participantes por razones profesionales, educacionales o de networking, a los viajes deincentivos, a las actividades dirigidas a fomentar el espíritu de equipo (conocidas internacionalmente como team building), o a los eventos organizados por motivos puramente lúdicos.

1.2 Planificación y Organización del Evento
Dado lo anterior, si se ha tomado la decisión de seguir adelante; el siguiente paso será plantear si lo va organizar uno mismo, sea en solitario o como coordinador deun comité de planificación, o si es mejor contratar una agencia de organización o a un experto.

Si se elige la segunda opción, puede que el experto en cuestión sea una persona con los conocimientos prácticos necesarios, "prestada" por una entidad ajena, o cualquiera de las muchas agencias, empresas y profesionales que trabajan en el sector –organizadores profesionales de congresos, convencionesy/o exposiciones, empresas de gestión de destinos, agencias de eventos, organizadores de ferias y exposiciones, convenciones y reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, la organización técnica, servicios audiovisuales, servicios profesionales, etc.–. Cualquier punto a elegir, puede ser satisfactoria siempre que los empleados de la empresa estén familiarizados con latarea; de lo contrario uno mismo tendrá que asumirlas, lo cual puede llevar a una falsa ilusión de economía, por los previsibles fallos en los que se incurrirá.

Lo que se debe tener en cuenta cuando se contrata a una persona o entidad ajena, es que no todas las agencias, empresas o profesionales que se publicitan como tal son miembros de una asociación profesional.

Una forma de abordar esteproblema, es restringir el proceso de selección a aquellos profesionales o empresas asociados que puedan proporcionar cartas de recomendación serias o que hayan sido recomendados expresamente. Para evitar sorpresas desagradables, sobre todo cuando organizas el evento en el extranjero, es aconsejable usar proveedores muy recomendados, con un historial intachable.

Tanto si se confía en los propios...