Organización de la agenda de trabajo

ORGANIZACIÓN DE LA AGENDA DE TRABAJO

La agenda es confidencial, ya que contiene la vida laboral de su titular.
En la agenda hay que colocar adecuadamente la información y tenemos que consultarla para recordar la información.

Existen varios tipos de agenda:
- Agenda normal o estándar: Sencilla con todo lo imprescindible.
- Agenda personal: Planificaciones diversas, lasdiferentes partes de la agenda están diferenciadas por separadores de colores.
- Agenda electrónica: Son practicas por la gran cantidad de información que almacenan en el mínimo espacio.
- Agenda de ordenador: Están en el ordenador (Outlook)

Partes mínimas de una agenda

- Listín telefónico y de direcciones
- Calendarios: Año actual, anterior y posterior
-Planning: Suele ser mensual
- Dietario: Apuntado normalmente por horas

Agendas que usa la secretaria

- Agenda de la secretaria:
En ella se planificarán las tareas, día y hora de realización y entrega.

- Agenda del jefe:
En esta se anotaran todas aquellas actividades que competen al jefe.

Gestión de la agenda del jefe

Las actividades de la agenda del jefese deben distinguir en tres ámbitos:
- Familiar: No se debe invadir, si es necesario hay que consultarlo con él, tienen que ser casos excepcionales.
- Ocio: No se debe interrumpir, él necesita estos momentos para poder rendir mejor. En caso necesario se debe consultar con él.
- Tiempo empresarial: Es necesario conocer las costumbres del jefe. No se necesita permiso para lagestión de este tiempo. Hay que tener en cuenta la duración de las tareas y dejar margen. Debemos considerar el ritmo biológico, y no programar tareas complicadas al principio o final de la jornada..

Siempre que no se use tiene que estar bajo llave.

Planificación diaria, mensual y anual

Antes de registrar las tareas en la agenda hay que hacer un borrador, las normas que tendremos en cuentapara la planificación son:

- El objetivo tiene que ser concreto y asequible.
- Tiene que tener un plazo temporal. No se deben planificar tareas más allá de un trimestre. El tiempo ideal son 15 días.
- Se debe conocer el propio ritmo biológico y laboral.

Después de concretar el borrador de las tareas hay que elaborar un planning siguiendo lo siguiente:

- No dedicar más de 2horas seguidas en una misma tarea.
- La tarea se entregará a las 12 del día de entrega.
- Las tareas más difíciles se harán en horas Hill
- Los lunes y los viernes no programar tareas difíciles
- Los días festivos no se programan
- No se puede cargar una jornada con más de 5 tareas de máxima dificultad

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Tipo de eventos y su organización

a) Eventosinformativos

Asamblea: Grupo numeroso de personas que tienen que tomar decisiones.
En asociaciones la asamblea es la reunión de todos los miembros. El presidente desempeña una función importante, vela por la buena marcha y determina si las cosas se salen o no del orden del día.

Conferencia: Exposición oral de 1 o varias personas, puede seguirse de un coloquio, el objetivo esproporcionar información o transmitir conocimiento.

Jornadas: Conjunto de reuniones de estudio o trabajo con numero elevado de personas, se realizan en más de 1 día, su principal objetivo es impartir conocimiento.

Simposio: Exposición oral por parte de varios expertos sobre un tema. La duración de la intervención es de 10 o 20 min.

Organización y planificación1. Fijar:
- Lugar del evento
- Fecha
- Elección de conferenciantes y ponentes.

2. Determinar responsables del trabajo de organización y conducción del evento.

3. Determinar con antelación listado de personas e instituciones a quienes se cursará invitación.

4. determinar gastos de...