Organizacion De Eventos

INTRODUCCIÓN:


¿Cómo organizar un evento?

Esta es una pregunta muy frecuente dentro de este campo laboral, ya que en la profesión del secretariado es muy común la organización de distintos eventos, en los cuales la planificación y organización de los mismos, en muchas ocasiones, están bajo la responsabilidad del personal secretarial.

Dado que en esta profesión es tan común larealización de eventos, es necesario que la secretaria posea tanto la actitud como las aptitudes para ejecutarlos de la mejor manera. Es necesario que ella o él tengan la preparación adecuada para realizar cualquier evento que le sea otorgado.

La planificación, organización y ejecución de un evento es toda una odisea, dado que conlleva mucho trabajo y tiempo, además, se debe tomar en cuenta de muchosaspectos y detalles importantes. El más mínimo descuido significaría poner en riesgo todo el evento.

Son tantos los puntos y detalles a considerar en cada uno de los distintos tipos de eventos que es necesario que la o el profesional en secretariado conozca cada uno de ellos, para así, si algún momento se le presenta la oportunidad de realizarlo logre con éxito los objetivos propuestos.

Acontinuación se le presenta la respuesta a la pregunta inicial, ¿Cómo organizar un evento? Alagunas recomendaciones a la hora de realizar un evento en general. También algunos de los eventos más comunes dentro de una organización, sus respectivos conceptos, características de cada uno de ellos y algunas recomendaciones para que el evento a organizar sea todo un éxito.


EVENTOS.Organización de eventos.

La organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie de preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la celebración del evento. La planificación anticipada es la clave para que un evento sea todo un éxito.

Pasos para lograr el éxito en un evento:

Misión.
Objetivos.
Análisis F.O.D.A (Fortalezas, Oportunidades,Debilidades, Amenazas).
Estrategia.
Unidad de negocio.
Analizar el Mercado. (mercado potencial, mecedo atendido, mercado posible).
Segmentación del Mercado.
Posicionamiento.
Desarrollo práctico.
Evalúe.

Establecimiento de la temática del evento.

Cada evento se desarrolla en torno a una temática y un objetivo en el que se basarán la organización, los participantes, los invitados y el enfoquede marketing del evento. En términos generales, un evento, como por ejemplo, una conferencia regional para una comunidad técnica, atraerá a participantes que llevan a cabo actividades comerciales dentro del sector, así como a patrocinadores que sacan partido de la publicidad de sus productos durante el evento.
Además, la temática del evento también determinará el tipo de los canales de marketingque se utilizarán con fines publicitarios. Esto también se aplica al equipo de organización que necesitará la temática del evento para identificar de forma correcta los participantes y las empresas.
Selección de un lugar de celebración
La selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo general, la envergadura se determina por el número de participantes, lasactividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposición.
La ubicación y el estándar de calidad del lugar de celebración son también aspectos importantes. Se recomienda en todo momento tener la posibilidad de contar con varios lugares de celebración y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y precios antes de tomar una decisión.
Preguntesobre las instalaciones y servicios del lugar. Al reunirse con el director de ventas de un lugar, es importante asegurarse de que dicho lugar le permita incorporar promoción del su evento. El director de ventas debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones:
Capacidad de mostrar carteles, señalización, señales de dirección.
Cualquier tipo de restricción para...