Organizacion documental

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EL OBJETIVO DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ES:
se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción,distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos

GESTION DOCUMENTAL: Es el proceso archivístico sistemático encaminado al eficiente, eficaz yefectivo manejo y organización de los documentos producidos y recibidos por una entidad desde su origen hasta el destino final con objeto de facilitar la producción, tramite, utilización y conservación delos documentos.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: HERRAMIENTA FUNDAMENTAL DE LA GESTION
DOCUMENTAL: Lista codificada de las series, sus correspondientes subseries y tipos documentales producto deldesarrollo de las funciones de cada oficina o unidad administrativa.

Qué es el Programa de Gestión Documental - P.G.D.? : el conjunto de actividades administrativas y técnicas direccionadas aladecuado manejo de la información producida o recibida por una entidad en ejercicio de sus funciones.

Objetivos de Programa de Gestión documental- P.G.D:
_ Disponer de recursos de información para latoma de decisiones al interior de la entidad
_ Normalizar y racionalizar la producción documental.
_ Optimizar los recursos disponibles.
_ Agilizar los procesos.
_ Controlar y administrar elsistema de archivo de una manera eficiente y eficaz.

Producción: Es el conjunto de actividades y disposiciones generales que permiten generar documentos en óptimas condiciones y en cumplimiento de lasfunciones de cada dependencia

Recepción de Documentos: Es el conjunto de actividades que buscan verificar y controlar la recepción de documentos, formalizando los procedimientos a través de manualese identificando de manera oportuna

Distribución de documentos: Es el proceso que involucra acciones tendientes a garantizar el correcto direccionamiento de los documentos para dar inicio al...
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