organizacion y sistemas

BANCO DE PREGUNTAS EXAMEN DE O y S.

1. Qué es un Formulario e indique sus objetivos
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitarel desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.
OBJETIVOS
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.
Facilitar el flujode información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.
2. Indique 4 ventajas y 4 desventajas de los manuales administrativos.
Ventajas:
Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:
1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2. Asegura que todoslos interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.
Desventajas:
Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes:
1. Muchascompañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
4. El costo de producción y actualización puede ser alto.
3.Clasificación de los manuales por su contenido y hable uno de ellos
Por su contenido
Manual de historia del organismo.
Manual de organización.
Manual de políticas.
Manual de procedimientos.
Manual de contenido múltiple (cuando trata de dos contenidos, por ejemplo políticas y procedimientos; historia y organización).
Manual de adiestramiento o instructivo.
Manual técnico.
Manual de OrganizaciónExponen a detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad las funciones, las actividades.
Generalmente contienen gráficas de organización, descripción de trabajo, cartas de límite de autoridad, etc.
4. Clasificación de los manuales por su funciónespecífica y hable uno de ellos.
Por función específica
Manual de producción.
Manual de compras.
Manual de ventas.
Manual de finanzas.
Manual de contabilidad.
Manual de crédito y cobranza.
Manual de personal.
Manuales generales (los que se ocupan de dos o más funciones operaciones.)

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5. Qué es un Manual de Procedimientos y sus Objetivos
Los manuales de procedimientos son aquellosinstrumentos de información en los que se consignan en forma metódica los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa.
La existencia de un manual de procedimientos sirve para que la administración aumente la posibilidad de que los empleados utilicen los sistemas y procedimientos prescritos al llevar a cabo sus tareas.
El manual ofreceademás al personal una guía de trabajo, guía que resulta particularmente valiosa para orientar a los nuevos empleados.
Objetivos
1. Presentar una visión integral de cómo opera la organización
2. Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos.
3. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo
4. Describir gráficamente...