Organización De Documentos

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Documento: todo documento mudo producto de la actividad, humana, que suministra información, independiente de su composición física y de los fines para los cuales fue creado.
“no solamente son impresos”
Con el concepto natural para conducir y coordinar las actividades cotidianas de las organizaciones también son lo que es sustentar la toma de decisiones en todos losniveles y se constituyen en el testimonio objetivo y concreto de la gestión institucional.
Clasificación de los documentos empresariales:
1- Según el soporte o transmisión de la información.
2- Según el ente producto que se conoce comúnmente como el autor.
3- Según su función en el tiempo.
4- Según la finalidad que prosiga.
1- ) según su soporte se subdivide en:
A-) elpapel.
B-) documentos textuales: todos los manuscritos impresos escritos, contraseñas, etiquetas. Este tipo de documentos son los que predominan en las actividades empresariales.
C-) documentos gráficos: en la información representada en forma que cobres tales como mapas, planos, y dibujos en general.
D-) documentos en imágenes: topografías, cuadros, pinturas, radiografíasy diapositivas.

E-) cintas: conforma esta clase de documentos los conocidos normalmente como audiovisuales, videos,, películas, casetes, cintas magnéticas, microfilm y microfichas.
F-) otros soportes: los diskettes, disco óptico, disco compacto o cd rom los sellos,

2- ) según el ente producto o autor.
A-) documento público: Es el expedido por funcionario público en ejercicio de susfunciones como representante del gobierno.
“ESCRITURA PÚBLICA”
B-) documento privado: Es el expedido por particulares como producto de sus actividades o por funcionarios públicos cuando o no están ejerciendo su función.
3- ) según la finalidad que prefiera:
A-) Documentos dispositivos: Son aquellos que imparten normas de obligatorio cumplimiento. En el sector público son documentos dispositivos,las leyes, los decretos, las ordenanzas, soluciones, sentencias etc… y en el sector privado son manuales de procedimiento, los reglamentos de trabajo, las instrucciones administrativas.
B-) Documentos dispositivos: son aquellos que sirven de prueba o testimonio, como a nivel público y privado se considera en este grupo las actas, los documentos contables, libros y balances con todos sussoportes, escrituras públicas, convenios, contratos, inventarios, actas de construcción, planos de obra etc…
C-) Documentos informativos: conformar la generalidad de los documentos dentro de una gestión administrativa pueden inducirse las cartas,

Membretes, informes, circulares, cotizaciones etc… siempre y cuando no reúnan condiciones que le permitan agruparse en las clasificaciones anteriores..4- ) Según su función en el tiempo
A-) Vitales: son los documentos que son indispensables para reanudar las operaciones en un momento dado, rehacer el estado legal y financiero o para el funcionamiento y crecimiento de la entidad.
Ejemplo: las escrituras de constitución de la empresa, las partes de funcionamiento, los reportes de accionistas, prueba activos y pasivos, planos diseños etc…
B-)Documentos importantes: son aquellos documentos que contienen información de valor para la gestión por periodos de 5 o 6 años.
Ejemplo: fabricas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, registros de ventas, estados financieros dar sus soportes etc…
C-) Documentos útiles: son los documentos que ayudan a la gestión generalmente por sí año de la vigencia. Se ubica en este grupo la correspondencia engeneral tanto interna como externa.
D-) Documentos no esénciales: son aquellos documentos que ya no tienen ningún valor después de 6 meses.
Ejemplo: anuncios, comunicaciones internas, circulares informativas.
Tipos de documentos:
1- ) Correspondencia comercial: cartas, mercados, circulares, telegramas, informes administrativos.
2- Documentos especiales: actas, informes, escrituras,...