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Instituto Tecnológico de Chile ITC






Procedimiento para el
Control de Documentos






Versión
Autor
Propone para
Fecha
Revisores
Fecha
Aprobó
Fecha
3
Jefe
De
Capacitación
Aplicación
25/05/2010
Jefe
De
Capacitación
25/05/2010
Rector

28/05/2010






























INDICE DE MATERIAS

1.OBJETIVO 32.ALCANCE 3
3. RESPONSABILIDADES 3
3.1 Representante de la Gerencia 3
3.2 Directores de Área 3
4. DOCUMENTOS APLICABLES 3
4.1 Proced. Confección y Emisión de Documentos (OTEC-P-SGC-01). 3
5. TERMINOLOGÍA 3
5.1Representante de la Gerencia (Rep-Ger). 3
5.2Documento controlado: 4
5.3 Listado Maestro de Documentos: 4
6.EQUIPOS Y HERRAMIENTAS 4
7.ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 4
7.1 Manualde Calidad 4
7.2 Procedimientos en Documentos. 4
7.3 Normas externas 6
8.REGISTROS 6
8.1 Listado Maestro de documentos 6
8.2 Listado de distribución 6
8.3 Listado de normas externas 6
9.ANEXOS 6
10. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO 6
Anexo 1 Listado Maestro de Documentos 7
Anexo 2 Listado de distribución de Documentos 8
Anexo 3 Listado de normas externas .xls 9Anexo 4 Matriz de Responsabilidades para el control de Documentos 10
RG 10







1. OBJETIVO

Este documento establece el mecanismo para controlar y registrar la Documentación del Sistema de Gestión de Calidad de ITC


2. ALCANCE

Este procedimiento debe ser atendido por todas las áreas de la organización.

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Representante de la Gerencia

El únicoresponsable por el Registro de la Documentación del Sistema es el Representante de la Gerencia para el Sistema de Gestión de Calidad. Se entiende esta actividad centralizada en una sola persona, por razones de seguridad en todo aspecto. También velará por el control de los documentos, por la distribución y el retiro de versiones no actualizadas.
Los Registros digitales que correspondan, podrán sercompartidos con las personas involucradas en los procedimientos del SGC, pudiendo visualizar en cualquier momento su estado actualizado.


3.2 Directores de Área

Los Directores de Áreas revisarán los documentos propuestos y en tránsito. Así mismo serán los promotores de las mejoras continuas y de las Normas Externas que deban ser integradas al Sistema de Gestión de Calidad.


4. DOCUMENTOSAPLICABLES

4.1 Proced. Confección y Emisión de Documentos (OTEC-P-SGC-01).

5. TERMINOLOGÍA

5.1 Representante de la Gerencia (Rep-Ger).

Se entenderá que esta nomenclatura corresponde a un “nombramiento” y no a un cargo, es decir, cualquier funcionario podrá ser nominado, independientemente del cargo que desempeñe en la organización. El Rector cambiará y nombrará el Rep-Gerenciacuando lo estime conveniente.
El Rep-Ger está encargado de administrar y controlar los Documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

5.2 Documento controlado:

Es aquel documento que está con aprobación parcial o final, por lo que el Contralor del Sistema, determinará el momento en que debe ser adecuadamente controlado para asegurar que su distribución se haga entre quienes corresponde y que nose utilicen versiones obsoletas, usando como distintivo un timbre en color rojo con la leyenda: DOCUMENTO CONTROLADO.


5.3 Listado Maestro de Documentos:

Se entenderá como un listado o planilla digital, que lleve el historial de cada uno de los Documentos Controlados del Sistema; desde sus versiones preliminares o a lo menos desde las versiones ( 1 ) aprobadas por la Rectoría. Seregistrará las fechas de revisiones y aprobaciones de cada versión.


6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

No aplicable

7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO


7.1 Manual de Calidad

El mecanismo establecido para el control del Manual de Calidad, que es el compendio de todos los documentos del Sistema de Calidad, se indica en el propio manual.

7.2 Procedimientos en Documentos.

7.2.1 Los autores...