Procedimiento de control de documentos

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  • Publicado : 24 de octubre de 2010
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1. OBJETIVO
El propósito de este documento es establecer las pautas para elaborar y controlar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de NLC.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica desde la elaboración, revisión, aprobación, divulgación y control de los documentos del sistema de gestión de calidad.

3. RESPONSABILIDADES
Los nuevos formatos, diseños o mejoras en los formatosexistentes en los departamentos de Verificación y Monitoria para el registro, seguimiento y control podrán ser propuestos por cualquiera de los funcionarios involucrados en los procesos descritos en el presente Manual.

Los jefes de departamento son los responsables de revisar los documentos propuestos. La gerencia general aprueba todos los documentos del sistema de gestión.

4. DOCUMENTOSAPLICABLES
4.1 Procedimiento “Control de Registros” (P-GC-0003)

5. TERMINOLOGÍA
5.1 Procedimiento: Documento que describe la realización de actividades respondiendo el qué, cómo, cuando, dónde y por quién son realizadas estas actividades. Generalmente, ejecución involucra a más de un departamento del sistema de gestión de calidad.

2. Instructivos: Documento que describe la realizaciónde una actividad específica de un proceso del sistema de calidad. Su ejecución generalmente involucra a un departamento del sistema de gestión de calidad.

3. Registros: Documento que compila y almacena información del desarrollo de una actividad.

4. Documento Controlado: Es aquel documento que está sujeto a cambios, razón por la cual debe ser adecuadamente identificado y controlado paraasegurar que no se utilicen versiones no vigentes.

5. Documento Obsoleto: Son todos aquellos documentos identificados con versiones no vigentes.

6. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
Para la elaboración de todos los procedimientos, instructivos y registros, se debe cumplir lo siguiente:

6.1 Formato
Todos los procedimientos, instructivos y registros deben ser elaborados en el siguiente formato, elcual es utilizado en la parte superior de todas las páginas del documento).

|LOGO |Nombre del Documento |REF: X-YY-0001 |Pág. x de y |
|Nº Versión: 00 |Revisó: AAA |Aprobó: BBB |
| |Fecha : dd-mm-aa|Fecha : dd-mm-aa |

Se excluyen de este formato algunos registros de monitoria que tienen el siguiente formato, teniendo en cuenta que su revisión y su aprobación se realizan de acuerdo al procedimiento establecido, aun que no se incluye esta información en los registros.

Y las constancias parciales y finales que tienen unformato definido por el manual de imagen corporativa.

6.2 Identificación
La identificación o referencia del documento debe escribirse en el recuadro REF ubicado en el sector superior derecho del formato y tiene la siguiente estructura:

TIPO P Significa Procedimiento
I Significa Instructivos
R Significa Registro
M Significa Manual
C Caracterización
Departamento: Se indicael departamento que genera el documento, según la siguiente codificación:

|GG |Gestión Gerencial |M |Monitoria |
|DV |Departamento de Verificación |GH |Gestión Humana |
|GC |Gestión de Calidad|CO |Compras e Infraestructura |

NUMERO: Indica el número consecutivo del documento, el cual es asignado por el Representante de la Gerencia del Sistema de Gestión de Calidad.

Ejemplo: Un documento con referencia REF: P-M-0002, indica que se trata del procedimiento Nº 0002 generado por el Departamento de Monitoria.

6.3 Primera Edición
Para todos los...
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