Elabracion De Un Procedimiento De Control De Documentos

CONTROL DE REVISIONES
Nº DE
REVISION
00

FECHA
26/03/2008

MODIFICACIONES AL
PROCEDIMIENTO

MOTIVO
Primera Elaboración.

INDICE

0.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Control de revisión e Índice
Objetivo
Alcance del procedimiento
Definiciones
Documentos de referencia
Responsabilidades
Desarrollo

Elaborado
Fecha
Cargo
Nombre
Firma

Revisado

Aprobado

1.

Objetivo
Describir la metodología utilizada pararevisar, aprobar, controlar y actualizar los
documentos del Sistema Integrado de Gestión.

2.

Alcance del Procedimiento
Abarca los siguientes documentos: procedimientos, instructivos, formularios o
registros, manuales, planes y especificaciones técnicas definidas en el Listado
Maestro de Documentos del SIG Internos (RSIG.01.00.01)

3.

Definiciones
SIG.- Sistema Integrado de Gestión.
Documento.-Información y su medio de soporte.
Procedimiento.- Es un documento que describe, con el grado de detalle
necesario, el modo de realizar actividades principales del SIG.
Instructivo.- Es un documento que indica la forma específica en que se ejecuta
una tarea que contribuye a la calidad del producto y/o servicios, de los resultados o
de la información brindada a los clientes.
Formulario.- Formato oplanilla donde se registran datos, un formulario con los
datos anotados se convierte en un registro.
Registros.- Son documentos que proporcionan evidencias objetivas de las
actividades efectuadas o de los resultados obtenidos.
Anexo.- Todo documento adicional que se incorpora al final de un documento con
el fin de lograr mayor claridad e ilustrar mejor.
Copia Controlada.- Copia del documento original,con sello en color verde de
“Vigente”, la cual debe ser actualizada obligatoriamente cada vez que se le haga
una revisión al documento.
Documento Externo.- Se refiere a Normas, Reglamentos, Leyes, Acuerdos u
otros documentos de origen externo a la empresa que se toman como referencia
para consulta o como obligación para ser cumplidas, de los cuales es necesario
mantener la última edición o revisiónvigente.
Autoridad competente.- Son los Gerentes y Jefe de Área junto con la
Coordinadora del SIG.

4.

Documentos de Referencia
No aplica.

5.
5.1.

Responsabilidades
Coordinador del SIG.• Mantener y resguardar los originales de los documentos del SIG.
• Distribuir los documentos aprobados vigentes.
• Efectuar backup de los documentos en soporte informático.

5.2.

Revisión y aprobación dedocumentos

•

Ver Listado Maestro de Documentos del SIG Internos, RSIG.01.00.01

5.3.

Gerentes y Jefes
• Hacer conocer a sus dependientes las actualizaciones de los documentos y
capacitarlos según corresponda.

6.

Desarrollo
Flujograma

Inicio

Requerimiento o
Necesidad

Definición de Tipo
de Documento

Oportunidad de Mejora
No Conformidad
Observación de Auditoría
Situación de Riesgo
AspectoLegal
Procedimiento
Instructivo
Formulario o Registro
Plan, Programa o Cronograma
Tabla
Manual
Especificación Técnica
Agrega valor o su ausencia
pone en riesgo parte del
sistema ?

Es necesario ?

SI

Codificación
Competente e idónea,
Lenguaje claro,
Consensuado
Asignación de
Redacción
Depende del tipo de
Documento
(Instructivos de operación,
EPP y Riesgos)
Contenido

Formato
No

Revisión y
AprobaciónEn Revisión, Vigente,
Obsoleto
Identificación

Definir quienes deben tener
copias controladas
Emisión y
Distribución

Revisión luego de un tiempo
de uso sin modificaciones
(ej. 3 años)
Actualización

Fin

6.1.

Necesidad de un documento.El requerimiento de un nuevo documento puede ser efectuado por cualquier
persona de la empresa.
Ante el requerimiento de la existencia de un nuevo documento quedeberá ser
controlado bajo el SIG, las autoridades competentes evalúan esta necesidad,
tomando muy en cuenta el tipo de documento a crear, en caso de duda, se eleva a

instancias superiores como la Gerencia a quien corresponda y/o el Comité de SIG.
Para aceptar o no su elaboración.
En caso de ser aceptada la creación de un nuevo documento se debe coordinar
con la Coordinadora del SIG para que el...