PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS


1. OBJETIVO Ó RESULTADO ESPERADO

Establecer los criterios básicos para la elaboración, identificación, revisión, aprobación, actualización y cambios de los documentos del sistema de gestión de calidad, que deben controlarse para asegurar su uso adecuado en los términos de la normatividad vigente aplicable al manejo de la información, que garantice su disponibilidad y conservación paraquienes la requieran.

2. ALCANCE

Este proceso aplica para todos los documentos y los registros del Sistema de Gestión de la Calidad.


3. LIMITES

Inicia con la identificación del documento y finaliza con el control de obsoletos.


4. RESPONSABLES POR LA EJECUCIÓN

Todo el personal

5. DEFINICIONES

Documento: Información y su medio de soporte. El medio de transporte puede serpapel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.
Documento de Origen Externo: Documento generado por fuera de las instalaciones de la empresa que requiere ser controlado por su incidencia en los productos y servicios o en los procesos mismos.
Instructivo: Documento del sistema de gestión de calidad. Se genera cuando para una actividad en unprocedimiento, se requiere llegar a un mayor nivel de detalle en su descripción. Allí se detallan los pasos necesarios para hacer una labor. En un instructivo generalmente participa una persona.
Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Protocolo: Son documentos que describen la secuencia del proceso de atención de un paciente en relación a una enfermedad oestado de salud.
Registro: Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de actividades desempeñadas
Disposición: Se refiere a las decisiones que se tomen en cuanto a la posible eliminación o conservación del registro después de cumplir el tiempo de retención en el área.
Protección: Forma de asegurarse como los registros se almacena para evitar el deterioro, daño ó pérdida.Recuperación: Se refiere a la facilidad de ubicar los registros en el punto de uso y/o de archivo.
Conservación: Tiempo durante el cual deben ser conservados los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental.
Requisito: Necesidad o expectativa, generalmente implícita u obligatoria.


6. ACTIVIDADES
No. y nombre de la
ActividadDescripción
Responsable
Registro
Identificación de la
necesidad de
desarrollar un documento
y/o registro o actualizarlo
El funcionario o área que requiera desarrollar o actualizar un documento o registro para cumplir con los requisitos de ley, normas de calidad, exigencias de la institución o que toma la iniciativa de elaborarlo y/o actualizarlo para mejorar un proceso debe solicitar asesoría alresponsable de calidad a través para aprobar y guiar su desarrollo.
Funcionarios
Ninguno

Se analiza la solicitud y se acepta o rechaza.

En caso de no aprobarse el área de calidad debe informar las razones al área o funcionario solicitante.
Calidad
Correo electrónico
Elaboración o actualización de un
documento y / o registro
Se crea o modifica el documento siguiendo los requisitosestablecidos en el “manual para la elaboración de documentos institucionales”
Luego que se tiene el documento o registro en borrador se envía al área de calidad para su revisión inicial y control de cambios.
Funcionarios
Documento borrador
Revisar y aprobar el documento o registro

Cuando el documento ha sido revisado y no tiene objeciones la persona encargada de calidad registra el documento oregistro en la tabla de control de documentos y registros y los aprueba.

Los registros se revisan y a aprueban por el encargado de calidad, dejando registro de ello en la tabla de control de registros.

Si el documento o registro tiene recomendaciones nuevamente se regresa a la persona encargada con las recomendaciones para su mejora y envío nuevamente.

Se registra en el Listado Maestro...