Pasos Metodológicos para la Elaboración de una Tabla de Retención Documental


Pasos metodológicos para elaboración de tablas de retención documental

1. investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

2. Análisis de la información recopilada.3. Elaboración y presentación de las tablas de retención.

         Elaboración de propuestas  de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia).
        Acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación.

DOCUMENTO DE ARCHIVO
Registro de información producida o recibida por una persona y/oentidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal etc. Y debe ser conservado.

ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN

PASO 1
Clasificación de documentos         Documentos de archivo
         Documento de apoyo

PASO 2
Elaboración de separadores
Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita mostrar suubicación y facilite la localización física de la documentación.

PASO 3
Clasificación documental series  subseries
         Identificar y agrupar en unidades documentales todo tipo documentalque pertenezca a dicha dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.

PASO 4
Principio de orden original
Ordenar al interior de cada una de las unidades documentales (asuntos) losdiferentes tipos documentales teniendo en cuenta la fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que  tuvo durante el servicio activo.

PASO 5
Identificación de cada unidad documental
Sedebe identificar cada una de las unidades documentales así:
-          Código de la oficina
-          Código de la serie
-          Código de la Subserie
-          Nombre del expedienteTener presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 150 folios. Si se requiere más de una carpeta proceda abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada,...