PGD del AGN

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GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GRUPO DE TRABAJO:
MYRIAM MEJÍA

GRUPO DE TRABAJO:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
BOGOTÁ
2005

JEANNETTE CAÑÓN
AMANDA BARRERA
ALEXANDER MELO C.
HERNÁN O. PARADA A.
JORGE W. TRIANA T.

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN3
1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4
1.1 ANTECEDENTES
4
1.2 JUSTIFICACIÓN
4
1.3 OBJETIVOS
5
1.3.1 OBJETIVO GENERAL 5
1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
5
2. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
6
2.1 MARCO LEGAL
6
2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
8
2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA 8
2.2.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS 8
2.2.3ASPECTOS DE PLANEACIÓN 8
2.2.4 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 9
2.2.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
10
2.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 11
2.2.5.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
12
2.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
13
2.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 13
2.2.5.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
14
2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS:
16
2.2.5.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 17
2.2.5.8DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
19
2.2.6 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL21
2.2.7 FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS 21
2.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIÓN
22
2.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL 22
2.2.7.3 ARCHIVO HISTÓRICO
22
2.2.8 FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 23
2.2.8.1 PRODUCCIÓNDOCUMENTAL 23
2.2.8.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
24
2.2.8.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 29
2.2.8.5 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS:
31
2.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS
35
2.2.8.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 37
2.2.8.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
39
2.3 IMPLEMENTACIÓN
41
2.4 SEGUIMIENTO 41
3. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS
42
ANEXOS 44
BIBLIOGRAFÍA
45

1

LISTA DE ANEXOSANEXO 1: PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
1.1 FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, CONSULTADOS Y ADAPTADOS SEGÚN LA NORMA ICONTEC 3393
O LA QUE LA MODIFIQUE O ACTUALICE)
1.1.1 NOTA INTERNA
1.1.2. MEMORANDO
1.1.3. CIRCULAR
1.1.4 ACTA
1.1.5. CARTAS
1.2. MANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA ENTIDAD
1.3. DIRECTRICES GENERALES PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
1.3.1. DILIGENCIAMIENTO DE SOBRES PARA ELENVÍO DE DOCUMENTOS
1.3.2. MARCACIÓN DE ETIQUETAS Y RÓTULOS
1.3.3. TÉCNICAS DE IMPRESIÓN
1.3.4. TIPOS DE SOPORTES
1.3.5. DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL
1.4. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - APROBADA O VIGENTE
1.4.1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN
ANEXO 2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
2.1 MEDIOS DE RECEPCIÓN
2.2 PLANILLA DE REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES (AGNFORMATO DIGITAL)
2.3 PLANILLA DE DOCUMENTOS INFORMATIVOS
2.4 PLANILLA DE DOCUMENTOS INTERNOS
2.5 PLANILLA PARA DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA
2.6 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS
2.7 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS
2.8 ALISTAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS
2.9 CONSTANCIAS DE ENVÍO
ANEXO 3: APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓNDOCUMENTAL
3.1. PROMULGACIÓN DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LAS TRD
3.2. DISEÑO DE INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE TRD
3.2.1 CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
3.2.2 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
3.2.3. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
3.2.4. CRITERIOS PARA LAORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO
3.2.5. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.2.6. PLAN DE SEGUIMIENTO DE LA APLICACIÓN DE LAS TRD
ANEXO 4. FOLIACIÓN
ANEXO 5. SISTEMAS DE ORDENACIÓN
5.1 SISTEMAS DE ORDENACIÓN NUMÉRICOS
5.2 SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS
5.3 SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTOS
ANEXO 6. INVENTARIO
ANEXO 7. CRITERIOS PARA LA REALIZACIÓN DE...