Manual de pgd

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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA SECRETARÍA GENERAL ÁREA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Elaborado por: Bertha Lucía Arango Thomas

2006

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INTRODUCCIÓN

El manual de gestión documental es la compilación de los lineamientos que aplican en la administración de las comunicaciones oficiales y los actos administrativos en la Universidad Tecnológica de Pereirapara lograr agilidad y eficiencia en el desarrollo de las actividades que sustentan y en la toma de decisiones al interior de la organización, es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos que deben seguirse para el desarrollo de las funciones relacionadas con el flujo documental y los procedimientos de conservación y consulta. Tiene la finalidad de servir de apoyo y orientación parafuncionarios en sus gestiones administrativas y legales así como en implementación de procedimientos archivísticos. los la

Gestionar la documentación oficial así como los actos administrativos se ha vuelto cada vez más necesario para las organizaciones, debido a que la información se ha reconocido como un recurso necesario y estratégico para el apoyo en el cumplimiento de la misión con base enlos antecedentes, el alcance de los objetivos y la supervivencia misma en un entorno cada vez más exigente, lo que hace proceso. relevante la creación de directrices internas que orienten este

El Área de Gestión de Documentos de la Universidad Tecnológica tiene una función de gran importancia al permitir la localización y utilización oportuna y efectiva de la documentación. Asimismo se relacionadirectamente con el

3 funcionamiento de las actividades administrativas cotidianas de todas las áreas, debido a que alberga fuentes primarias de información; su adecuado funcionamiento avala el manejo de documentos estratégicos, lo que implica que estas podrían mostrar la absoluta regularidad de la gestión, desde una perspectiva administrativa, legal, fiscal, histórica y confidencial. Comounidad de información dentro de sus funciones, deben velar por llevar a cabo las operaciones archivísticas de organización documental que incluye selección y depuración, diseminación, control, distribución, almacenaje, recuperación, clasificación, ordenación, descripción, protección por su carácter confidencial, conservación y difusión de la documentación al personal que

labora en la Universidad.Este manual está basado entre otros en la aplicación de la Ley General de Archivos, del Reglamento General de Archivos correspondiente al Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, el acuerdo 060 de 2001 y el acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación.

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TABLA DE CONTENIDO

Página INTRODUCCIÓN 1. PRESENTACIÓN 2. OBJETIVOS 3. GLOSARIO 4. MARCO NORMATIVO 5. EL ÁREA DE GESTIÓN DEDOCUMENTOS 5.1 PROCEDIMIENTOS 5.1.1 RECOLECCIÓN 5.1.2 RECEPCIÓN 5.1.3 RADICACIÓN 5.1.4 REGISTRO 5.1.5 GESTIÓN DE DOCUMENTOS ACTIVOS 5.1.6 CONSERVACIÓN 5.1.7 DISTRIBUCIÓN 5.1.8 GESTIÓN DE EXPEDIENTES 5.1.9 GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 5.1.10 APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 5.1.11 CONSULTA DOCUMENTAL 5.2 PRINCIPALES ELEMENTOS UTILIZADOS ENLA GESTIÓN DOCUMENTAL 6 REGLAMENTO 6.1 CAPÍTULOI: DISPOSICIONES GENERALES 6.2 CAPÍTULO II: DEL ÁREA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA 6 8 9 12 33 37 37 37 37 38 38 39 41 44 45 45 48 53 56 57

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6.3 CAPÍTULO III: DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA 6.4 CAPÍTULO IV: DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 6.5 CAPÍTULO V: DEL PROCESO TÉCNICO DE LOS DOCUMENTOS

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6.6CAPÍTULO VI: DEL SERVICIO Y ACCESO AL ÁREA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS 6.7 CAPÍTULO VII: DE LA INSTALACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 6.8 CAPÍTULO VIII: DE LOS RECURSOS HUMANOS 6.9 CAPÍTULO IX: DEL COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UNIVERSIDAD TENOLÓGICA DE PEREIRA 7. BIBLIOGRAFÍA ANEXOS ANEXO: PLANTILLAS DOCUMENTALES ANEXO 2: ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES...
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