Plan integral

PLAN DE TRABAJO INTEGRAL DE ARCHIVO

Diagnostico de Archivo: Los archivos están actualmente en proceso de liquidación, su clasificación esta dada básicamente en asuntos por áreas de competencia, sin separaciones ni clasificación formal, excepto los comprobantes contables, no cuenta con inventario analítico ni con registros que dejen constancia de tramites légales, ni administrativos ya que nofueron utilizados en su proceso formal durante su vigencia, así mismo no existe en medios magnéticos registros de movimiento de prestamos, consultas o libros de radicados, no se dejaron registros de tramitación interna ni externa de transferencias a la Oficina jurídica o traslado interno de contratos o expedientes laborales u otros documentos entre dependencias.

Los fondos documentales actualesde la entidad serán sometidos a los procedimientos archivísticos formales y serán estructurados dentro de la T.R.D que se levantaran de acuerdo a la normatividad Colombiana vigente, en materia archivistica, los fondos documentales serán intervenidos por etapas aplicando los procedimientos de archivo correspondientes para su transferencia los cuales están conformados de la siguiente manera:|FONDOS ACUMULADOS |Se llevará a cabo las inspección detalladamente de los fondos documentales para |
|DE RECURSOS HUMANOS, FONDOS ACUMULADOS |identificarlos, serán inventariarlos por unidad de conservación y posteriormente ser |
|DE GERENCIA |clasificados por asuntos y ser analizados para establecer las series y subseries en |
||la T.R.D a través de la descripción documental, así mismo se llevará a cabo limpieza|
| |mecánica y depuración en aquellas unidades que lo ameriten y la aplicación de todos |
| |los procedimientos de organización de archivo. ||COMPROBANTES |Serán inventariados, se les aplicara foliación y posteriormente será ingresados al |
|DE EGRESO EMPASTADOS |sistema mediante digitación. |
|HOJAS DE VIDA ACTIVOS e INACTIVAS, |Los expedientes laborales del personal activo serán inventariados inicialmente de ||JUBILADOS, MÉDICOS Y ENFERMERAS |manera general, posteriormente serán organizados cronológicamente respetando su orden|
| |natural, se llevara acabo simultáneamente limpieza mecánica, se hará un check list de|
| |documentos donde se identificaran las tipologías documentales obligatorios en los |
||expedientes laborales de cargos públicos y foliación y digitación. |
|FACTURAS MANUALES |Se hayan acumuladas y sueltas dentro de cajas de archivo, sin ninguna relación de |
| |soportes, sin orden consecutivo numérico o cronológico las cuales serán ordenadas |
||cronológica y consecutivamente, foliadas e ingresadas al sistema mediante digitación.|
|RIPS |Se aplicará orden cronológico, foliación, alistamiento físico, digitación. |
|CONTRATO CON TERCEROS, ORDENES DE |Serán inventariados, organizados cronológicamente, foliados y se les dará ||PRESTACIÓN DE SERVICIOS |alistamiento físico, se les hará un check list o lista de recuperación o contenido. |

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Teniendo en cuenta que:
Cantidad de días hábiles laborales: 48 días hábiles.
Cantidad total de metros lineales: 200 metros lineales
Cantidad de Unidades: 2639 inicialmente

ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

• T.V.D(Tabla de Valoración...