Planeamiento, gestión y evaluación de un evento académico

2010

PLANEAMIENTO, GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE UN EVENTO ACADÉMICO
El documento ofrece un referente de los aspectos más importantes, así como un listado de tareas por encargados, de las distintas partes de un evento de orden académico, que permiten, a partir de las mismas, estructurar un proyecto de gestión, que favorezca el control del cumplimiento de las distintas actividades que son inherentesal mismo, tanto en cuanto a sus objetivos, alcance, cronograma, recursos, costos y riesgos. Preparado con base en la experiencia de organización de eventos académicos por parte del autor

Fernando Elizondo Solís
fernandoelizon@gmail.com
09/11/2010

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PLANEACIÓN, GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE UN EVENTO ACADÉMICO
Elaborado por: Fernando Elizondo Solís fernandoelizon@gmail.com Noviembre 2010ASPECTOS FUNDAMENTALES A CONSIDERAR ■Objetivos ◦El patrocinador debe tener clara la auténtica razón por la que quiere organizar el evento, porque ha de estar muy clara antes de emprender la fase de planificación muchos eventos fracasan debido a unos objetivos mal definidos–. ◦Determinar con él si es realmente necesario, ya que es posible que haya una manera más barata pero igualmente eficaz dellegar al público beneficiario. ■Comité de planificación y el papel del coordinador o director ◦Constituir un comité de planificación, que debe incluir al patrocinador o a su representante, además de representantes de todos los implicados (entidades, instituciones, público beneficiario, etc.). ◦Nombra como miembros del comité a personas que estén acostumbradas al trabajo en equipo y autorizadas paratomar decisiones; y recordar que: "cuanto más, mejor" no es cierto en cuanto a comités de planificación. ◦Nombra un coordinador o director que, si procede, esté autorizado para tomar decisiones. ◦A fin de controlar gastos, el coordinador debe ser la única persona autorizada para ordenar pagos. ■Público beneficiario ◦Determinar con precisión cuál es el público beneficiario y, si se desconocen lasnecesidades reales, identificarlas mediante una encuesta. ◦Investigar lo que están haciendo los competidores directos o instituciones de educación superior similares, para identificar las tendencias actuales y, consiguientemente, cualquier desequilibrio en la demanda. ◦Si es importante llegar a un público lo más amplio posible, estudiar la posibilidad de organizar un evento multidisciplinario,incluir vídeo conferencias o utilizar la difusión por Internet. ■Presupuesto ◦Basar el presupuesto en las estadísticas de experiencias anteriores, de ser posible. ◦Fijar un presupuesto para el evento, apartando el 10% para imprevistos. Esto es crucial porque los recursos financieros disponibles influirán directamente en las otras decisiones que habrá que tomar.

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◦Determinar quiénes entre elpatrocinador y los participantes van a asumir cada capítulo de gastos ◦Si se prevén beneficios o cubrir los gastos, identificar todas las fuentes de ingresos. ◦Estudiar todos los riesgos potenciales antes de decidir qué tipo de cobertura del seguro se va a necesitar, además de responsabilidad civil, que es imprescindible. ■Formato y duración ◦Decidir qué formato se adapta mejor al públicobeneficiario. ◦Al establecer la duración del evento, ser realista. ■Asistencia prevista ◦Al calcular la asistencia prevista, no dejarse llevar por el optimismo. ◦Si no hay estadísticas disponibles de experiencias anteriores, realizar investigaciones sobre el mercado o una encuesta (a pesar de ser caro y laborioso, puede ahorrarse mucho dinero y estrés a la larga). ◦Decidir si se va a invitar a conferenciantesy/o personalidades, y comprobar si van a necesitar un intérprete. ◦Calcular la cantidad de personal que se va a necesitar durante el evento y si se va a utilizar a la propia plantilla laboral o a trabajadores ocasionales. ◦Tener en cuenta que los eventos de envergadura, o aquéllos en los que participan personalidades, exigirán medidas de seguridad. ◦Tomar las medidas necesarias para los...