Poesia

Manual de Organización y Logística de Grupos y Convenciones
Índice
Introducción
¿Porque se necesita organizar una convención o evento?
1.1.- Motivos.
1.2.- Tipo de Evento.
1.2.1. Características.
II.- Pre planeación
2.1.- Principios
2.2.- Proceso Administrativo
2.3.- Establecimientos de Objetivos
2.4.- Creación de los Comités de Organización
2.5.- Financiamiento (Presupuestos)
2.6.-Perfil del Evento.
2.6.1.- Perfil del Participante
2.7.- Búsqueda de la Sede
.2.8.- Entrega de Propuesta.
III.- Planeación
3.1.- Elaboración de Calendario del Evento
3.1.1.- Directorios
3.2.2.- Sede.
3.2.- Inspección del Sitio.
3.3.- Contratos (Hotel, Salón de Eventos)
3.3.1.- Reservaciones
3.3.2.- Políticas.
3.3.2.1.- Depósitos.

3.3.2.2.- Cancelaciones.
3.3.2.3.- No Show.
3.4.-Rooming List.
3.4.1.-Instructivo de Grupos
3.4.2.- Cuentas Maestras.
3.4.3.- Cuentas de Extras.
3.5.- Planeación de Programas
3.6.- Planeación de Eventos Sociales
3.7.- Planeación de Comidas.
3.8.- Organización de Apoyos:
3.8.1.- Audiovisual.
3.8.2.-Inspección de Salón.
38.2.1.- Tipos de Montaje
3.8.3.-Seguridad contra Incendios, Temblores.
3.9.- Transportación.
IV.- Logística delEvento
4.1.- Invitaciones.
4.2.- Conferencistas ó Expositores
4.3.- Bienvenida
4.3.1- Pre registros. (Hotel o Salón Sede)
4.3.2.- Distribución del Salón
4.3.3.- Montaje Del Presídium
4.3.4.- Maestro de Ceremonias
4.4.- Inauguración

4.4.1.- Invitados Especiales.
4.5.- Sesiones de Trabajo o Ciclo de Conferencias
4.6.- Servicios de Coffee Break
4.7.- Decoración del Salón
4.8.- Personal deapoyo
4.9.- Reconocimientos. (Diseño y Elaboración)
4.10.- Boletines de Prensa.
V.-. Manejo de Riesgos y Crisis en la Planeación y Organización de Eventos
VI.- Post- Convención ó Evento
6.1.- Cuestionarios
6.2.- Análisis de que Salió bien o mal.

INTRODUCCIÓN
Dicho manual tiene como objetivo de ser una herramienta que brinde una serie de pasos fáciles de seguir en la realización decualquier tipo de evento o una fiesta de negocios.
Hoy en día existen muchas organizaciones que se encargan de realiza restos eventos, pero ¿como le hacen para que realmente les funciones y la mayoría que asiste a ellos salgan contentos?
Bueno en la actualidad realmente no existe un manual que tenga la formula ideal para ello, quizás muchos hablan de sus experiencias y como lo realizaron.
En estepequeño manual se pretende manejar una metodología fácil de seguir en el desarrollo de cualquier tipo de evento.
Se inicia con una Pre planeación del evento, (se puede consideran en el antes), cuales son los puntos que se deben verificar, en forma minuciosa.
¿Como se debe buscar una sede?
¿Cuales son las características que debemos observar?
En la búsqueda de ella, así como la elaboracióndelos programas, la reunión con el personal que será el apoyo, para el evento, vigilar aquellos procedimientos que se deben seguir, como son los contratos con hoteles, transportación, materiales de apoyo (papelería, suvenir etc.).
La planeación de dicho evento, (se considera el durante) vigilar en forma más estricta todos los pasos, desde la lista de participantes, invitados especiales,expositores, montaje de presídium, guardar un protocolo en todo momento, registro de los participantes, la elaboración de los boletines de prensa y si existe una sala de prensa en el lugar sede.
La Logística se considera ya el desarrollo del evento, verificando más cada proceso en forma más minuciosa, ya que se considera que se esta celebrando el evento, se puede considerar la parte más crítica y especialya que no se debe olvidar el objetivo del evento y para qué estamos.
Es aquí donde vamos ha tener éxito y sabremos si realmente si somos unos profesionista en el manejo de planeación y organización de grupos y convenciones, lo más importante es que los participantes salgan satisfechos de él, así como las personas que nos eligieron para llevar a dicho el evento.

Es importante que en la...