Politicas administrativas de las cuentas por cobrar

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  • Publicado : 14 de enero de 2011
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POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Habiendo considerado el marco de referencia operacional del proceso de cuentas por cobrar, se requiere ahora analizar cuidadosamente varias políticas clave relacionadas con el manejo de las mismas cuentas por cobrar.
·         Otorgamiento de Líneas o Niveles de Crédito:
Una cuestión de política es qué tan liberal debe ser una organizaciónpara otorgar crédito. Es claro que en situaciones de créditos restringidos disminuye la posibilidad de pérdidas por cuentas malas. Pero el juicio de cuáles serán las políticas de crédito que sirvan mejor a los intereses de la organización no se determinen ahí, ya que las ventas causadas por políticas de crédito más liberales dan origen a ventas adicionales que de otra manera no se hubieraefectuado; y estas ventas puedan dar origen a utilidades extras, y pudiera ser que esta situación sea más beneficiosa y de provecho para la organización en virtud de que gran volumen de ventas puede generar reducción de costos de producción en lo referente a la absorción de costos fijos. En resumen toda situación deberá ser examinada en gran detalle antes de llegar a una decisión final.
·         Impactode las Relaciones con los Clientes en el Proceso de Cuentas por Cobrar:
Un aspecto muy importante es el proceso de las cuentas por cobrar inevitablemente involucra relaciones con los clientes.
Por lo anterior, se necesita manejar estas relaciones entre los clientes de la mejor manera para evitar cualquier síntoma de irritación y tendiendo a construir una relación positiva con ellos. Ejemplos deestos contactos pueden ser la aplicación de las líneas de crédito, claridad en las facturaciones, procesamiento de acreditamiento de ajustes, y los diversos aspectos de cobranza. Una eficiencia interna y la cortesía y razonable cooperación hacia el cliente.
Con mucha frecuencia los clientes están insatisfechos debido a muchas y variadas causas (que en ocasiones son completamente independientesal proceso de cuentas por cobrar), mismas que se pueden pulir a través de los contactos de cuentas por cobrar, ya que este personal tiene la oportunidad de ser un canal de solución de los problemas que el cliente tenga con otro personal de la entidad.
PROCESO DE OTRAS CUENTAS POR COBRAR
Aun cuando las actividades regulares de ventas de la organización proveen las principales fuentes de cuentaspor cobrar, existen otras actividades, que originan ciertos tipos especiales de cobranza. Ilustrativo de estas son las siguientes:
·         Anticipos a Empleados:
La venta de productos o servicios que presta la organización normalmente deben ser incluidos en las cuentas por cobrar a clientes; además, existe cierta clase de anticipos u otros de naturaleza similar, como son anticipos para gastosde viaje, anticipos para fines especiales de negocios o préstamos a título personal a los empleados. Este último tipo de cobranza está garantizada por los sueldos y salarios de los que reciben el anticipo y sobre lo que se deberá ejercer un estricto control, estos anticipos deberán estar regulados por políticas perfectamente definidas y aquellos casos especiales tendrán que ser autorizadosdirectamente por funcionarios de alto nivel en la organización.
·         Depósitos con Terceros:
En muchas ocasiones se requiere efectuar depósitos con terceros para garantizar un servicio u otras razones. Estos depósitos deben ser de naturaleza temporal, o pueden ser tan permanentes como el servicio a prestar lo requiera. En este punto es muy importante que su registro controle la época derecuperación del depósito.
·         Reclamaciones:
En las relaciones con los proveedores, transportistas o cualquier otro grupo de servicio se pueden originar reclamaciones que deben de ser registradas y pasadas a un control que esté al pendiente de su reembolso. Las reclamaciones por concepto de seguros son otras cuentas de naturaleza similar a este grupo. En ocasiones se plantea la alternativa de si...
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