politicas

III. POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS

Una política es un plan general de acción que guía a los miembros de una organización en la conducta de su operación. ¿Por qué surge la necesidad de disponer de políticas? La organización o la empresa está constituida por personas. Estas personas, que ocupan las diferentes posiciones que se han establecido en la organización, deben desempeñar las funciones queles han sido asignadas. Toda esa actividad tiene que conducir hacia el logro del objetivo o de los objetivos que se ha fijado la empresa. Sin embargo, en muchos sentidos esas personas son diferentes. Piensan de manera diferente; poseen distintos niveles de educación; tienen diferentes especializaciones o habilidades, etc. Al no existir ciertos guías generales de acción, cada persona tendería aresolver problemas o a tomar decisiones de acuerdo con su propio criterio. Entonces tendríamos hechos como los siguientes:

1. El personal de la división de ventas de una empresa entra a las 8 de la mañana, porque su jefe cree que es la mejor hora. Sin embargo, los clientes habituales comienzan a aparecer a las 10 de la mañana.
2. El jefe de una sección determinada opina que para su gente la mejorhora de colación es a las 12 del día, en circunstancias que el jefe de la cafetería cree que la mejor hora de servir la colación es a las 13 horas.
3. El jefe de bodega debe realizar varios despachos de una misma materia prima, porque cada uno de los capataces hace su pedido a horas distintas.
4. El personal de mantenimiento debe estar prácticamente todo el día frente a las máquinas esperandola decisión de los encargados para su revisión.
5. Existe una alta rotación de personal en el departamento de contabilidad, pues sus jefes se dan cuenta tarde del conocimiento, experiencias y habilidades del personal recién contratado.
6. Existen serios conflictos internos entre los empleados porque unos jefes son duros y no aceptan atrasos, en cambio, otros no se preocupan de ellos.

En todosestos casos es posible que las decisiones y la conducta de cada una de las personas mencionadas sean correctas; sin embargo, si bien es cierto que desde el punto de vista individual esto es válido, desde el punto de vista de toda la organización, la situación parece ser caótica y no es aventurado predecir que una empresa con esos problemas está condenada al fracaso. Se hace necesario aunarcriterios, establecer guías generales de acción comunes para todos, con el fin de que la organización marche de una manera unitaria. Es necesario disponer de ciertas políticas generales que regulen la conducta de los individuos y los encasillen dentro de ciertas reglas generales de acción. En los casos citados anteriormente, es posible solucionar los problemas presentados y armonizar la conducta de esaorganización con las siguientes políticas:

1. Considerando que el trabajo de venta se inicia a las 10 de la mañana, y no antes, el horario del personal de ventas comenzará a las 9:30, disponiendo así de un período previo para preparar el material y tener todo listo para la recepción de los clientes.
2. Se establecen tres períodos de colación: la Sección A a las 12:00, la Sección B, a las 12:5 yla Sección C, a las 13:30. Este horario debe ser conocido por la Cafetería, con el fin de tener la colación preparada.
3. Los capataces entregarán antes de las 9:30 las órdenes de requisición de materias primas. E1 jefe de Bodega las despachará todas juntas entre las 9:30 y las 10:00.

4. Las operaciones de mantenimiento llevarán a cabo fuera de aquellas áreas en que las máquinas se encuentranoperando.
5. El personal que se contrate deberá pasar por un proceso de selección que compruebe que las personas que se contraten tengan los conocimientos y/o habilidades que exige el cargo que desempeñarán.
6. Se exige puntualidad en la hora de llegada. Los atrasos deberán ser justificados en la oficina del Personal.

Las políticas que se han enunciado más arriba permiten, indudablemente,...