Preparando reuniones efectivas

PREPARANDO REUNIONES (Basado en Claus Möller)
Le encargan que concierte y prepare una reunión o una conferencia.
1. Clarifique el objetivo del trabajo.
El objetivo de esa tarea puede consistir en que a la reunión sean invitados los participantes adecuados, a una hora determinada y que se haya reservado una sala de conferencias apropiada, con el equipamiento necesario y también la comida ybebida que se desee ofrecer.
El objetivo podría ser también que los participantes hayan sido con¬venientemente informados por carta y que, antes de finalizar la reunión, se haya tomado una decisión acertada, basada en el necesario co¬nocimiento de fondo, con la participación activa de todo el grupo y con un óptimo aprovechamiento del tiempo.
Supongamos que es usted el responsable de conseguirambos objetivos.

2. Determine las actividades necesarias.
La tarea puede consistir, por ejemplo, en las siguientes actividades:
 Determinar la fecha y el lugar en que ha de celebrarse la reunión.
 Resecar una sala de conferencias que disponga del equipamiento necesario.
 Encargar comida y bebida si resulta necesario.
 Preparar la invitación a la reunión ymandarla a los participantes junto a cualquier otra información de interés.
 Estimular a los participantes para que se preparen cuidadosamente, a fin de poder desempeñar un papel activo en la reunión.

3. Anticípese a errores y obstáculos.
Los siguientes aspectos podrían salir mal:
 Algunas de las personas del grupo no pueden estar presentes a la hora acordada.
La sala se ha reservado para una hora incorrecta.
 La sala no está en condiciones al comenzar la reunión, o bien no es la sala que debía ser.
 La comida no llega a tiempo.
 La invitación a la reunión contiene errores.
 La invitación a la reunión y/o el resto de la información no ha llegado a todos los participantes.
 Los participantes sufreninterrupciones durante la reunión.
 La reunión se ve perjudicada a causa de ruido en el exterior, calor/frío, corriente de aire, excesiva luz de sol, etc.
 Los participantes no han leído el material que les ha sido entregado antes de entrar en la reunión.
 Personas importantes en la toma de decisiones no han sido invitadas o no han aparecido.
 Hay demasiadospuntos en la agenda.
 Se ha destinado a la reunión un tiempo insuficiente.
 El conflicto de intereses entre los participantes dificulta la discusión imparcial.

4. Realice el trabajo y anticípese a los errores.
Esto es lo que puede hacer para asegurar el alcanzar su objetivo:
 Clarifique al máximo el objetivo de la reunión: ¿De qué hay que formar? ¿Qué decisioneshay que tomar? ¿Qué se pretende conseguir?
 Asegúrese de que las personas importantes, esto es, las que deben informadas, las que deben ser consultadas y las que pueden tomar decisiones, asistan a la reunión.
 Prepare un programa para la reunión en el que todos estén de acuerdo. En la medida de lo posible, planifique la reunión de forma que el tiempo se emplee de formaefectiva. Prográmela de tal manera que pueda aprovecharse el resto del día. Si es posible, arréglelo para que la reunión finalice con toda «naturalidad»: a la hora del almuerzo, al final de la jornada, al final de la semana, etc. Planifique refrigerios, comidas y bebidas.
 Reserve una sala de conferencias que cuente con el equipo necesario. Si la reunión ha de celebrarse fuera de la empresa,asegúrese de que la sala tiene todas las facilidades, está situada en un lugar apropiado y tiene un precio razonable. Si es necesario, pida tarifas en varios sitios. Si no conoce el lugar, usted o algún otro miembro de su organización deberían visitarlo previamente y valorar las condiciones de la sala y su equipo. No olvide revisar las luces, acústica, ventilación/aire acondicionado, servicio de...