Reuniones efectivas

REUNIONES EFECTIVAS

Las reuniones se han constituido en una herramienta importante para un excelente desarrollo en la implementación de TPM.
Las reuniones que se realizan buscan como objetivo final el logro de resultados de una manera efectiva. El éxito de una reunión radica en la preparación no sólo por parte del líder general o quien la dirija, sino también por parte de los que asisten.La improvisación no conduce a ningún resultado.

1. ¿Cómo se prepara una reunión?
Para preparar una reunión de pequeños equipos, el líder general o el moderador puede seguir los siguientes pasos:

Ü Primero: Definir los objetivos claramente para evitar el error de trabajar sobre temas urgentes o diferentes a los que realmente son importantes. –Son temas importantes aquellos que estánrelacionados con los resultados, es decir, con el desarrollo de las estrategias-. –Son urgentes cuando necesitan una atención inmediata. Estos actúan sobre nosotros y generan reacción-.

Ü Segundo: Escribir el orden de desarrollo de la reunión y decidir cuál es el tiempo de duración de cada actividad, así como la duración total de la misma.

Ü Tercero: Asegurar que cada persona responsablede los temas a tratar, lleve la información necesaria para analizar. Preparar la agenda y contarla con anticipación, para enterar a todos los integrantes y motivarlos al uso adecuado del tiempo.

Ü Cuarto: Recordar a las personas que tienen tareas pendientes llevar los informes correspondientes.
Ü Quinto: Reservar el salón de reuniones y los elementos necesarios para el desarrollo de lamisma.

2. ¿Cómo se inicia una reunión?

Una forma fácil y efectiva de iniciar una reunión es utilizar el modelo de los tres pasos: Objetivos – Proceso – Resultados, ya que permite a todos los integrantes conocer él por qué están allí, el desarrollo que van a tener y lo que se espera al final de la reunión; este inicio se realiza en menos de cinco minutos y de manera informativa sin entrar eldetalle. Lo anterior se resume en el siguiente cuadro:

|PASOS A SEGUIR |PREGUNTAS |ESTRATEGIAS |
|Objetivos |¿Por qué estamos aquí? |Comience la reunión enunciando los |
| ||objetivos de la misma |
|Proceso |¿Qué vamos a hacer? | Explique brevemente la agenda |
|Resultados |¿Qué gana el equipo con todo esto? |Exponga cuáles podrían ser los beneficios |
| || para la compañía y para los trabajadores. |
| | |Estimule al pequeño equipo a llevar a la |
| ||práctica los resultados o propuestas. |

3. ¿Cómo se dirige una reunión?

Tanto la preparación de las reuniones como la forma en que se dirijan, constituyen factores importantes en los resultados que ellas produzcan. Para orientar adecuadamente una reunión es necesario, entre otros aspectos, mantener al equipo concentrado, así como, promover y mantener actitudes que estimulen lacomunicación. A continuación se explicará brevemente cada uno de estos aspectos:

1. ¿Cómo mantener al equipo concentrado en los objetivos?

Las siguientes son recomendaciones para que el líder general o quien oriente la reunión ayude al pequeño equipo a mantenerse centrado en los objetivos de la reunión:

• Reafirme los objetivos específicos de la reunión, en el momento que se considere...