Reuniones efectivas

Reunión de Comité Directivo

Antes de la reunión

El éxito de una reunión está en su preparación. Existen siete puntos claves, que deben ser realizados previos a la reunión.
1. Tener los objetivos claros
Elaborar un listado de objetivos. Esto permitirá una toma de decisiones expedita y el inicio de las actividades requeridas, limitando las posibilidades de salirse de los temas pautados.Adicionalmente debemos incluir en el texto de la agenda, la finalidad de la reunión.
Absolutamente todos los puntos a tratar en la agenda, sean notas informativas, decisiones, presentaciones u otras, deben satisfacer los objetivos pautados.
2. Crear una agenda
La agenda es el esqueleto que guía y soporta la reunión, también se puede entender como el mapa vial con la ruta resaltada. Una buenaagenda además de dar estructura a la reunión la mantiene en foco.
Algunos ejemplos de puntos a tratar en la agenda pueden ser:
• Lluvia de ideas para trato con el cliente Y.
• Reporte de recursos humanos
• Toma de decisión respecto a X
3. Poner en calendario la agenda
Poner en calendario la reunión, involucra además de apartar una fecha e informar a los participantes, identificar las personasclaves que deben asistir a la reunión, notificarlas y confirmar su asistencia, y de ser necesario reprogramar según la agenda de estos.
4. Dar a conocer la agenda con antelación
Los participantes deben conocer con antelación la agenda de la reunión. De esta forma estaran preparados con la información que tienen que compartir con el resto del grupo. Por este motivo es fundamental enviar laagenda con suficiente anticipación.
5. Enviar toda la información de soporte necesaria
Así como el envío de la agenda es fundamental, cualquier información o material de soporte que se requiera debe ser enviado con antelación con el objeto de hacer el mejor uso del tiempo de la reunión. En la medida que los participantes estén informado sus contribuciones serán más provechosas, y la comprensión delos diferentes temas será más rápida.
6. Poner a punto la sala de reuniones
Asegurarse que la sala de reuniones está disponible y optimas condiciones. Igualmente disponer de agua y café para los participantes, y si la reunión toma más de dos horas, algún refrigerio.
7. Registro de lo tratado
Se debe asignar un responsable tomar minuta de la reunión, la que se circulará posterior a la reuniónresumiendo acuerdos y responsables.

Adicionalmente se debe llevar registro de cualquier punto nuevo que aparezca durante la reunión. Lo ideal es que en cuanto aparezca un tema que no esté previsto, y la conversación se desvíe y se apunte para la próxima reunión o decidir si se delega a un responsable.

Durante la reunión

Una persona debe dirigir la reunión, a continuación nueve puntos paraasegurar la productividad de la misma en cuanto a los objetivos a lograr con el tiempo invertido.
1. Comenzar a tiempo
La reunión debe comenzar a la hora pautada. Si alguno de los participantes está retrasado y debe exponer algún tema o es indispensable para la resolución de uno de los puntos, y aun no ha llegado, se pospondrán los puntos respectivos y se retomaran en cuanto estas personaslleguen.
2. Revise la agenda
El primer paso al arrancar la reunión es una revisión de la agenda. Si existiese un punto adicional no incluido, los participantes podrán acordar incluirlo.
3. Mantenga el foco de la agenda
Mantener el foco en la agenda es más difícil de lo que se dice. Cada vez que se pierda quien la dirija debe volver a ella recordando cuales es el punto a tratar en ese momento,y se debe invitar a crear un punto nuevo para una futura reunión en un rotafolio provisto para ello. Todos los puntos que aparezcan serán agendados según criterio del quórum al final de la reunión.
4. Promueva la participación
Las reuniones efectivas son participativas. Todos deben participar y se debe involucrar a todos. Alguna de las formas de lograr esto son:
• Comenzar la reunión con una...