principio de la agrupacion

Agrupación
Octavo Principio del proceso de
gestión documental

En el acuerdo 2609 de 2012 el artículo 5°.
principios del proceso de gestión
documental. el literal h declara el principio
deagrupación así:

«los documentos de archivo
deben ser agrupados en
clases o categorías (series,
subseries y expedientes),
manteniendo las relaciones
secuenciales dentro de un

IMPORTANCIA DEL PRINCIPIO DEAGRUPACION

Fundamenta el proceso de la organización para que este integre el
conjunto de operaciones técnicas que:
- Declarar el documento en el sistema de gestión documental
- Clasificarlo
- Ubicarlo enel nivel adecuado
- Ordenarlo.
- Describirlo adecuadamente.

APLICACIÓN ATRAVEZ DEL PROCESO DE ORGANIZACION

1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual
se identifican yestablecen las series que componen cada
agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo
con la estructura orgánico-funcional de la entidad” (GRGA).
Actividades:
•
•
•
•

Identificación deunidades administrativas y funcionales.
Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.
Conformación de series y subseries documentales.
Identificación de tipos documentales dela tabla de retención yo valoración y
de los documentos de apoyo.
• Control en el tratamiento y organización de los documentos.

2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos
dentro delas respectivas series en el orden previamente acordado.

Actividades:
• Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos
documentales.
• Conformación y apertura de expedientes.
•Determinación de los sistemas de ordenación.
• Organización de series documentales de acuerdo con los pasos
metodológicos.
• Foliación.

3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de losdocumentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su
identificación, localización y recuperación, para la gestión o la
investigación (GRGA).

Actividades:
• Análisis de información y extracción...