PROCEDIMIENTO CAJA CHICA
Páginas: 6 (1452 palabras)
Publicado: 24 de enero de 2014
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES GENERALES
Control de Fondos y Efectivo
Manejo de fondos en Caja
A. OBJETIVO.
El Objetivo de este reglamento es establecer los controles necesarios para el manejo de fondos, que faciliten y agilicen las operaciones de compras imprevistas y de menor cuantía monetaria que no amerite la emisión de un cheque. Cada fondo se denominará "Caja Chica"y será asignado por un monto fijo como complemento del sistema de pagos por compra de bienes y servicios. Los gastos por montos mayores o no imprevistos deben corresponder a trabajos planificados, por lo tanto su adquisición debe hacerse mediante la Solicitud a la Gerencia , Tesorería y no por el sistema de Caja Chica.
B. RESPONSABILIDADES
La responsabilidad sobre el uso adecuado de losfondos en caja chica descansa exclusivamente en los funcionarios que los tienen bajo su custodia y el departamento de contabilidad debe vigilar para que todos los gastos realizadas por caja chica estén de acuerdo con los Procedimientos aquí establecidos
C. NORMAS ESPECIFICAS Y PROCEDIMIENTOS
1. La caja chica funciona bajo el sistema de fondo fijo, sujeto a reembolsos contrapresentación de justificantes o comprobantes de pago. El monto máximo de cada gasto será de ¢...............
Para cajas chicas los montos serán de ¢...............
2. Se prohíbe destinar fondos de Caja Chica para efectuar préstamos, cambiar cheques o pagar tarjetas, herramientas, equipo menor, viáticos o cualquier operación diferente a su propia finalidad. Además no deben adquirir artículos que sonincluidos en compras corporativas a menos que se demuestre su no existencia en bodega.
3. Cuando un funcionario reciba o se le asigne un fondo de caja chica este deberá firmar un documento de constancia al recibir los fondos, ningún responsable de estos fondos podrá mantener en la Caja Chica documentos que sean de propiedad personal o particular.
4. Todos los pagos que se hagan deberánser aprobados por el jefe inmediato del responsable de caja chica.
5. El encargado de la caja chica debe solicitar a la contabilidad el reembolso de los gastos cuando los mismos hayan alcanzado un monto que no sea inferior al 25% ni superior al 90% de su fondo fijo, para trabajar con el remanente mientras se tramita la reposición.
6. Se deberá anotar en cada factura el número de la cuentaa la cual debe cargarse su importe, con lapicero rojo u otro color diferente al detalle de la factura. Cuando el vendedor sea una persona jurídica la factura debe estar debidamente membretada, especificándose en ella el número de la cédula de identidad. Las facturas deben estar hechas a nombre de ..........................identificando la fecha en que se hizo la transacción. Todos los datos debenser claros y no se admitirán borrones o tachaduras.
7. Es obligación del encargado de Caja Chica la utilización del "Vale Provisional de Caja Chica" para cualquier adelanto de dinero. Estos vales deben se cancelados a más tardar 48 (cuarenta y ocho) horas después de haber sido entregados los fondos.
8. Queda totalmente prohibido el fraccionamiento de las compras que se hacen por medio dela Caja Chica con el fin de eludir los trámites de compra establecidos por la Unidad de Proveeduría. Los comprobantes de gastos adjuntos a las solicitudes de reintegro deben contener el sello de cancelado y/o la firma del responsable de la casa comercial vendedora.
9. Los comprobantes y justificantes cancelados con fondos de Caja Chica deben contener la firma de "Recibido Conforme" delfuncionario que recibió los bienes o servicios.
10. Es obligación del encargado de la Caja Chica mutilar con el sello de "Pagado con Caja Chica" todos los comprobantes de gastos pagados con dinero de este fondo.
11. Es obligación del encargado de la Caja Chica, cada vez que solicite un reembolso, balancear el fondo para cerciorarse que el total de comprobantes de gastos más el efectivo en...
Control de Fondos y Efectivo
Manejo de fondos en Caja
A. OBJETIVO.
El Objetivo de este reglamento es establecer los controles necesarios para el manejo de fondos, que faciliten y agilicen las operaciones de compras imprevistas y de menor cuantía monetaria que no amerite la emisión de un cheque. Cada fondo se denominará "Caja Chica"y será asignado por un monto fijo como complemento del sistema de pagos por compra de bienes y servicios. Los gastos por montos mayores o no imprevistos deben corresponder a trabajos planificados, por lo tanto su adquisición debe hacerse mediante la Solicitud a la Gerencia , Tesorería y no por el sistema de Caja Chica.
B. RESPONSABILIDADES
La responsabilidad sobre el uso adecuado de losfondos en caja chica descansa exclusivamente en los funcionarios que los tienen bajo su custodia y el departamento de contabilidad debe vigilar para que todos los gastos realizadas por caja chica estén de acuerdo con los Procedimientos aquí establecidos
C. NORMAS ESPECIFICAS Y PROCEDIMIENTOS
1. La caja chica funciona bajo el sistema de fondo fijo, sujeto a reembolsos contrapresentación de justificantes o comprobantes de pago. El monto máximo de cada gasto será de ¢...............
Para cajas chicas los montos serán de ¢...............
2. Se prohíbe destinar fondos de Caja Chica para efectuar préstamos, cambiar cheques o pagar tarjetas, herramientas, equipo menor, viáticos o cualquier operación diferente a su propia finalidad. Además no deben adquirir artículos que sonincluidos en compras corporativas a menos que se demuestre su no existencia en bodega.
3. Cuando un funcionario reciba o se le asigne un fondo de caja chica este deberá firmar un documento de constancia al recibir los fondos, ningún responsable de estos fondos podrá mantener en la Caja Chica documentos que sean de propiedad personal o particular.
4. Todos los pagos que se hagan deberánser aprobados por el jefe inmediato del responsable de caja chica.
5. El encargado de la caja chica debe solicitar a la contabilidad el reembolso de los gastos cuando los mismos hayan alcanzado un monto que no sea inferior al 25% ni superior al 90% de su fondo fijo, para trabajar con el remanente mientras se tramita la reposición.
6. Se deberá anotar en cada factura el número de la cuentaa la cual debe cargarse su importe, con lapicero rojo u otro color diferente al detalle de la factura. Cuando el vendedor sea una persona jurídica la factura debe estar debidamente membretada, especificándose en ella el número de la cédula de identidad. Las facturas deben estar hechas a nombre de ..........................identificando la fecha en que se hizo la transacción. Todos los datos debenser claros y no se admitirán borrones o tachaduras.
7. Es obligación del encargado de Caja Chica la utilización del "Vale Provisional de Caja Chica" para cualquier adelanto de dinero. Estos vales deben se cancelados a más tardar 48 (cuarenta y ocho) horas después de haber sido entregados los fondos.
8. Queda totalmente prohibido el fraccionamiento de las compras que se hacen por medio dela Caja Chica con el fin de eludir los trámites de compra establecidos por la Unidad de Proveeduría. Los comprobantes de gastos adjuntos a las solicitudes de reintegro deben contener el sello de cancelado y/o la firma del responsable de la casa comercial vendedora.
9. Los comprobantes y justificantes cancelados con fondos de Caja Chica deben contener la firma de "Recibido Conforme" delfuncionario que recibió los bienes o servicios.
10. Es obligación del encargado de la Caja Chica mutilar con el sello de "Pagado con Caja Chica" todos los comprobantes de gastos pagados con dinero de este fondo.
11. Es obligación del encargado de la Caja Chica, cada vez que solicite un reembolso, balancear el fondo para cerciorarse que el total de comprobantes de gastos más el efectivo en...
Leer documento completo
Regístrate para leer el documento completo.