Procedimiento Control De Documentos
Páginas: 6 (1349 palabras)
Publicado: 8 de octubre de 2012
PROCEDIMIENTO CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Nota Importante:
Este es un documento controlado, propiedad de Rehue Administraciones Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorización del Gerente General
Elaborado por:
Representante Gerencia Revisado por:
Gerente General Aprobado por:Director Ejecutivo
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma:
1.0 OBJETIVO
Este documento establece la metodología para el control de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad de Rehue Administraciones Ltda.
2.0 ALCANCE
El alcance de este procedimiento incluye el control de los siguientes documentos:
Manual de Gestión de Calidad.
Procedimientos documentados del Sistemade Gestión.
3.0 RESPONSABILIDADES
El responsable de hacer cumplir y actualizar este documento es el encargado SGC.
4.0 TERMINOLOGÍA
Documento Controlado: Es aquel documento que se encuentra en medio papel y medio magnético o digital para efecto de emisión de nuevas versiones.
El documento impreso se encuentra debidamente identificado con un timbre de “Documento Controlado” de colorrojo en la mitad inferior de cada página y que se encuentra identificado en el listado maestro de documentos (Anexo A). Los documentos controlados se encuentran disponibles en la carpeta de Documentación Sistema de Gestión Calidad de Rehue Administraciones Ltda. La responsabilidad de mantener estos documentos disponibles es del Encargado SGC.
Copia Controlada: Corresponde a la copia delSistema de Gestión de Calidad disponible en un medio magnético o digital de almacenamiento para el control del Representante de Gerencia. Además, de este medio magnético o digital se encontrarán copias controladas en medio papel de los procedimientos o instructivos que les correspondan para su entrega a los responsables de un área específica cuando estos se encuentren trabajando en terreno yrealicen la difusión de ellos al personal que se encuentre en terreno. Este material estará identificado con el número de copia correspondiente y será controlado por el Encargado SGC o la persona a quien éste designe.
Documento Obsoleto: es aquel documento que corresponde a una versión anterior que ha sido eliminado o identificado como tal y reemplazado por la nueva versión.
5.0 ACTIVIDADES DEPROCEDIMIENTO
5.1 Redacción y Formato de Documentos
La redacción de los Manuales, Procedimientos e Instructivos deberán ser redactados en tercera persona y en presente y/o futuro indicativo, pero nunca en tiempo pasado. Ejemplo: habla, come, vive – hablará, comerá, vivirá. Además se escribe con letra “Times New Roman”, e interlineado 1,5.
El formato de los Manuales, Procedimientos eInstructivos deberán ir con el mismo formato de este procedimiento de acuerdo al encabezado y al pie de página.
El cuerpo del documento puede tomar este mismo formato (párrafos), o bien estar en formato de tablas, diagramas de flujo, planillas de cálculo, etc.
5.2 Elaboración, Revisión y Aprobación de Documentos
Todos los miembros de la organización están en condiciones de poderelaborar documentos para el Sistema de Gestión de la Calidad. Una vez que el documento sea elaborado se entrega al Representante del SGC (Sistema de Gestión de Calidad). Si este no tiene objeciones lo enviará a revisión al Gerente General y posteriormente a Director Ejecutivo para su aprobación final. En el caso de que existan objeciones se debe revisar y resolver dicha situación en los nivelespertinentes antes de su aprobación final. Esto se debe realizar cada vez que se elabora o revisa nuevamente un documento ya elaborado.
Una vez que el documento sea aprobado, el Representante SGC debe timbrar magnéticamente el documento en cada una de sus hojas con la leyenda “REHUE ADMINISTRACIONES LTDA.” Posteriormente ingresar el documento a la Lista Maestra y de distribución de documentos...
Nota Importante:
Este es un documento controlado, propiedad de Rehue Administraciones Ltda. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorización del Gerente General
Elaborado por:
Representante Gerencia Revisado por:
Gerente General Aprobado por:Director Ejecutivo
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma:
1.0 OBJETIVO
Este documento establece la metodología para el control de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad de Rehue Administraciones Ltda.
2.0 ALCANCE
El alcance de este procedimiento incluye el control de los siguientes documentos:
Manual de Gestión de Calidad.
Procedimientos documentados del Sistemade Gestión.
3.0 RESPONSABILIDADES
El responsable de hacer cumplir y actualizar este documento es el encargado SGC.
4.0 TERMINOLOGÍA
Documento Controlado: Es aquel documento que se encuentra en medio papel y medio magnético o digital para efecto de emisión de nuevas versiones.
El documento impreso se encuentra debidamente identificado con un timbre de “Documento Controlado” de colorrojo en la mitad inferior de cada página y que se encuentra identificado en el listado maestro de documentos (Anexo A). Los documentos controlados se encuentran disponibles en la carpeta de Documentación Sistema de Gestión Calidad de Rehue Administraciones Ltda. La responsabilidad de mantener estos documentos disponibles es del Encargado SGC.
Copia Controlada: Corresponde a la copia delSistema de Gestión de Calidad disponible en un medio magnético o digital de almacenamiento para el control del Representante de Gerencia. Además, de este medio magnético o digital se encontrarán copias controladas en medio papel de los procedimientos o instructivos que les correspondan para su entrega a los responsables de un área específica cuando estos se encuentren trabajando en terreno yrealicen la difusión de ellos al personal que se encuentre en terreno. Este material estará identificado con el número de copia correspondiente y será controlado por el Encargado SGC o la persona a quien éste designe.
Documento Obsoleto: es aquel documento que corresponde a una versión anterior que ha sido eliminado o identificado como tal y reemplazado por la nueva versión.
5.0 ACTIVIDADES DEPROCEDIMIENTO
5.1 Redacción y Formato de Documentos
La redacción de los Manuales, Procedimientos e Instructivos deberán ser redactados en tercera persona y en presente y/o futuro indicativo, pero nunca en tiempo pasado. Ejemplo: habla, come, vive – hablará, comerá, vivirá. Además se escribe con letra “Times New Roman”, e interlineado 1,5.
El formato de los Manuales, Procedimientos eInstructivos deberán ir con el mismo formato de este procedimiento de acuerdo al encabezado y al pie de página.
El cuerpo del documento puede tomar este mismo formato (párrafos), o bien estar en formato de tablas, diagramas de flujo, planillas de cálculo, etc.
5.2 Elaboración, Revisión y Aprobación de Documentos
Todos los miembros de la organización están en condiciones de poderelaborar documentos para el Sistema de Gestión de la Calidad. Una vez que el documento sea elaborado se entrega al Representante del SGC (Sistema de Gestión de Calidad). Si este no tiene objeciones lo enviará a revisión al Gerente General y posteriormente a Director Ejecutivo para su aprobación final. En el caso de que existan objeciones se debe revisar y resolver dicha situación en los nivelespertinentes antes de su aprobación final. Esto se debe realizar cada vez que se elabora o revisa nuevamente un documento ya elaborado.
Una vez que el documento sea aprobado, el Representante SGC debe timbrar magnéticamente el documento en cada una de sus hojas con la leyenda “REHUE ADMINISTRACIONES LTDA.” Posteriormente ingresar el documento a la Lista Maestra y de distribución de documentos...
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