Procedimiento Control de los registros



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INDICE

Pág.

1.PROPOSITO 3/9

2. ALCANCE 3/9

3. REFERENCIAS 3/9

4. DEFINICIONES 3/9

5. NORMAS 5/9

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 7/9

7. FORMULARIOS 8/9

8. ANEXOS 8/9





1. PROPOSITO: Establecer las normativas y lineamientos para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición delos registros generados en los diferentes procesos de la organización, con el fin de proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos, así como la operación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad.

2. ALCANCE: Se aplica a los registros físicos o electrónicos generados por el Sistema de Gestión de la Calidad de IDEBOL.

3. REFERENCIAS:
1. Normas COVENIN – ISO 9001.
2.Procedimiento Control de Registros de la Calidad IDEBOL-NO-PR02

4. DEFINICIONES:

Almacenamiento: acción de recopilar, organizar y guardar en un sitio predestinado para ello y según un criterio definido.

Archivo: unidades básicas de almacenamiento. Institución, local o mueble donde se custodian y coleccionan de forma ordenada y clasificada documentos originales, públicos y privados producidospor una persona física o jurídica, acumulados en el curso de sus actividades.

Archivo Activo: son todos aquellos documentos de trabajo utilizados durante el año en curso. Evidencia objetiva generada como resultado de un proceso, la cual es conservada en el área donde ha sido generada para consulta.

Archivo Inactivo: evidencia objetiva generada como resultado de un proceso, que ha perdidosu vigencia en el tiempo y es conservada para consultas posteriores.

Archivo Permanente: son todos aquellos registros que se resguardan, con carácter histórico, en el almacén o unidades responsables del resguardo.

Disposición: acción a tomar cuando se ha cumplido el tiempo de conservación establecido para el registro temporal o permanente.


Identificación: acción que permite reconocerlos registros y relacionarlos con la actividad involucrada.

Índice de Archivo: es el documento en el cual se registra la información de los registros que se disponen en cada unidad, estableciéndose identificación, disponibilidad y ubicación, entre otros aspectos.

Protección: conjunto de medidas y condiciones que permite asegurar el buen estado de los registros, y restringir sus consultasa las no autorizadas.

Recuperación: conjunto de medidas establecidas para tener acceso a los registros una vez almacenados.

Registro: es un documento que proporciona resultados conseguidos o evidencia de actividades efectuadas, el cual no debe ser alterado o modificado.

Registro de la calidad: Son los registros obligatorios exigidos por la norma ISO 9001:2008 y todos aquellos quepresentan resultados obtenidos que proporcionan evidencia de actividades desempeñadas del Sistema de Gestión de la Calidad

Tiempo de retención: tiempo durante el cual se retienen los registros en el archivo activo o inactivo.


5. NORMAS

5.1 De las Unidades Usuarias

5.1.1 Verificar y garantizar que los diferentes registros originados en el desarrollo de los procedimientos, así como delservicio brindado, proporcionen evidencia de su ejecución y del cumplimiento de los requisitos establecidos para cada proceso.

5.1.2 Verificar que los registros, cumplan con los requisitos establecidos en las normas del presente procedimiento.

5.1.3 Establecer un tiempo y/o periodo determinado de retención de los registros internos en las diferentes unidades de la organización de acuerdo a...