Procedimiento Control De Registros

1. OBJETIVO
Establecer la metodología para la identificación, almacenamiento, recuperación, retención y archivado, indización, acceso, conservación y disposición final de los registros del sistema HSEQ de ODONTOCARIBE SA.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica para todos los registros referidos en las normas, procedimientos e instructivos del Sistema de Gestión integrado de ODONTOCARIBESA.
3. RESPONSABLES
Aprendices SENA y coordinador del sistema HSEQ.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
4.1 REGISTRO
Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados.
4.2 FORMATO
Medio establecido para registrar de manera concreta y precisa los resultados de un procedimiento o tarea en particular. Su diligenciamiento loconvierte en evidencia objetiva.
4.3 INDIZACION
Acción de establecer un descriptor para recuperar los registros de calidad y para permitir su consulta. Aplica para los registros diligenciados en papel y en medio magnético.
4.4 ALMACENAMIENTO
Lugar donde se guardan los registros.
4.5 DISPOSICIÓN:
Acciones que se toman una vez cumplido el tiempo deretención.
4.6 IDENTIFICACIÓN
Característica del registro que lo describe como único.
4.7 PROTECCIÓN:
Medidas preventivas llevadas a cabo durante la toma de información después de ser almacenada.

4.8 ACCESO
Conjunto de medidas establecidas para recuperar los registros de calidad y para permitir su consulta solamente a las áreas o personas autorizadas.

4DESCRIPCION DEL PROCESO
5.9 FLUJOGRAMA
5.2 DESCRIPCION DETALLADA

ACTIVIDAD | DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
1 Identificación | Los formatos del Sistema de Gestión de ODONTOCARIBE SA se identifican con el nombre y con un código alfanumérico de acuerdo con lo establecido en el numeral 5.2.3 del procedimiento “Norma Estándar para la Elaboración de Documentos, y como seestablece en el PR-02-CD-01( control de documentos) | coordinador HSEQ |
2 Almacenamiento | El personal responsable de esta actividad archiva los registros originales del sistema HSEQ inmediatamente se generan, en el archivo principal del proceso con copia en el archivo principal de coordinación de control interno. Los encargados de los archivos utilizan carpetas legajadores en las cuales se debenidentificar de forma clara. Los registros ya diligenciados, se deben archivar en carpetas y almacenados en el mueble y lugar asignados por el respectivo jefe del proceso, se deben mantener en condiciones de aseo. | Líderes de procesos y coordinador HSEQ |
3 protección | Se realiza identificando el medio en el cual se encuentra el registro (físico o magnético). Los registros en medio físicos sonalmacenados protegidos de la humedad, del vertimiento de sustancias, de polvo u otro agente que ponga en peligro la legibilidad de la información. Los registros en medio magnéticos son conservados salvaguardándolos con claves de acceso o un sistema similar. El formato de control de registros deberá contener información suficiente para llegar al registro, es decir, el lugar exacto (ejemplo:archivador de la secretaria) o la ruta de acceso en el computador (ejemplo: mis documentos/reportes de análisis/clientes). Los registros se protegen de la siguiente manera: * En el lugar de almacenamiento, para evitar la pérdida de la legibilidad. * Limitando el acceso a las personas con responsabilidad y autoridad para evitar la pérdida o el extravío. * Por el responsable de diligenciar,recolectar y transportar el registro al lugar de almacenamiento | coordinador HSEQ |
4 Acceso | Especifica las personas que tienen autorización para consultar los registros del Sistema de Gestión; ejemplo: “acceso libre”, “responsables de ensayos”, “líder o jefe”. Si un funcionario no está autorizado para acceder a un registro, es obligatorio contar con la autorización del Jefe de cada líder de...