procedimiento de baqutes
Páginas: 7 (1532 palabras)
Publicado: 6 de febrero de 2014
Nombre del Documento
PROCEDIMIENTO DE grupos Y convenciones.
No. de Control
HBC-PO-VT-002
Revisión
0
Paginas
6
Vigencia
Enero 2013-Enero 2014
Proceso
VENTAS
MOTIVOS DE LOS CAMBIOS
CONTROL DE REGISTROS
No. de Control
Nombre
Tiempo
HCM-PO-VT-002-F01
CONTRATO DE GRUPO
12 meses
HCM-PO-VT-002-F02
LEAD DE GRUPO
12 meses
HCM-PO-VT-002-F03
INSTRUCTIVO DE GRUPO12 meses
HCM-PO-VT-002-F04
FLASH DE CAMBIOS
12 meses
HCM-PO-VT-002-F05
CONVENIO DE GRUPO SIN GARANTIA
12 meses
Puesto:
Puesto:
GERENTE DE VENTAS
Elaboró:
Autorizo:
Firma:
Firma:
1. OBJETIVO
Definir el procedimiento que debe seguir el departamento de Ventas, Grupos, Reservaciones, para la contratación y operación de eventos de grupos.2. ALCANCE
Responsable de Ventas.
Responsable de A Y B.
Responsable de reservaciones.
3. POLITICAS / RESPONSABILIDADES
Todo grupo definitivo debe tener un contrato firmado y garantía de pago.
Una vez firmados los contratos de aceptación y común acuerdo en los servicios, estos no se pueden modificar, salvo en el caso de la habitaciones. Las garantías en alimentos no puedenmodificarse en menor cantidad, pero si pueden incrementar y en este caso todas las nuevas solicitudes de servicios deberán de mencionarse como un anexo al contrato y deberá cada hoja estar firmada por el cliente y el servidor en ambas partes, mencionado la fecha de la solicitud.
Los contratos de grupos deben tener fecha límite para cancelaciones, cambios y/o modificaciones en el servicio.
No sepodrán hacer bloqueos de habitaciones para grupos en sistema PMS hasta que el grupo sea definitivo.
Es responsabilidad del ejecutivo que haya cotizado el grupo dar seguimiento oportuno para lograr la confirmación del mismo.
Los bloqueos y/o reservaciones de grupo confirmados deben ser ingresados en sistema PMS por el ejecutivo que cerró el grupo de acuerdo a la información proporcionada porel cliente.
Es responsabilidad del departamento de reservaciones el bloquear habitaciones, modificar, ajustar y agregar la información ; conforme se vaya requiriendo, monitorear diariamente el estatus de los grupos, así como mantener a los involucrados actualizados de los cambios o ajustes realizados.
Se deberá solicitar una de tarjeta de crédito como garantía para consumos extras.
Sedebe procurar elaborar el instructivo de grupo una semana antes de su llegada y realizar una reunión pre-grupal con los departamentos involucrados, en caso de no poderse por razones variadas se debe asegurar que la información llegue a todos los involucrados.
En el caso de grupos solicitados con menos de 3 días de anticipación y que requieran eventos, antes de confirmar el servicio, se deberáverificar con el chef cuales son los alimentos que se pueden ofrecer y el determinara si se puede ofrecer el servicio. En caso de que sea necesario se cobrará un porcentaje adicional sobre precio de venta el cual será determinado por el Supervisor de alimentos y bebidas o en su ausencia por Gerencia General.
4. PROCEDIMIENTO
Una vez que el cliente nos da a conocer sus necesidades, se leinforma de los servicios con los que cuenta el hotel.
El cliente muestra interés, se realiza la cotización de grupo, se le envía vía correo electrónico.
Se procede a abrir el expediente del grupo en un fólder con etiqueta que incluya: nombre del grupo o empresa, fecha de realización, número de habitaciones y número de cuartos noche; en la parte derecha incluir la hoja en que se recibió lasolicitud, copia de la cotización y todos los documentos que estén relacionados con el grupo; en la parte izquierda del fólder se deberá incluir la hoja de follow up que servirá como bitácora de toda la información que se nos ha proporcionado y que esté relacionada con la negociación.
Al ser aceptada la cotización del grupo, se procede a elaborar el contrato y a solicitar la firma y anticipo...
PROCEDIMIENTO DE grupos Y convenciones.
No. de Control
HBC-PO-VT-002
Revisión
0
Paginas
6
Vigencia
Enero 2013-Enero 2014
Proceso
VENTAS
MOTIVOS DE LOS CAMBIOS
CONTROL DE REGISTROS
No. de Control
Nombre
Tiempo
HCM-PO-VT-002-F01
CONTRATO DE GRUPO
12 meses
HCM-PO-VT-002-F02
LEAD DE GRUPO
12 meses
HCM-PO-VT-002-F03
INSTRUCTIVO DE GRUPO12 meses
HCM-PO-VT-002-F04
FLASH DE CAMBIOS
12 meses
HCM-PO-VT-002-F05
CONVENIO DE GRUPO SIN GARANTIA
12 meses
Puesto:
Puesto:
GERENTE DE VENTAS
Elaboró:
Autorizo:
Firma:
Firma:
1. OBJETIVO
Definir el procedimiento que debe seguir el departamento de Ventas, Grupos, Reservaciones, para la contratación y operación de eventos de grupos.2. ALCANCE
Responsable de Ventas.
Responsable de A Y B.
Responsable de reservaciones.
3. POLITICAS / RESPONSABILIDADES
Todo grupo definitivo debe tener un contrato firmado y garantía de pago.
Una vez firmados los contratos de aceptación y común acuerdo en los servicios, estos no se pueden modificar, salvo en el caso de la habitaciones. Las garantías en alimentos no puedenmodificarse en menor cantidad, pero si pueden incrementar y en este caso todas las nuevas solicitudes de servicios deberán de mencionarse como un anexo al contrato y deberá cada hoja estar firmada por el cliente y el servidor en ambas partes, mencionado la fecha de la solicitud.
Los contratos de grupos deben tener fecha límite para cancelaciones, cambios y/o modificaciones en el servicio.
No sepodrán hacer bloqueos de habitaciones para grupos en sistema PMS hasta que el grupo sea definitivo.
Es responsabilidad del ejecutivo que haya cotizado el grupo dar seguimiento oportuno para lograr la confirmación del mismo.
Los bloqueos y/o reservaciones de grupo confirmados deben ser ingresados en sistema PMS por el ejecutivo que cerró el grupo de acuerdo a la información proporcionada porel cliente.
Es responsabilidad del departamento de reservaciones el bloquear habitaciones, modificar, ajustar y agregar la información ; conforme se vaya requiriendo, monitorear diariamente el estatus de los grupos, así como mantener a los involucrados actualizados de los cambios o ajustes realizados.
Se deberá solicitar una de tarjeta de crédito como garantía para consumos extras.
Sedebe procurar elaborar el instructivo de grupo una semana antes de su llegada y realizar una reunión pre-grupal con los departamentos involucrados, en caso de no poderse por razones variadas se debe asegurar que la información llegue a todos los involucrados.
En el caso de grupos solicitados con menos de 3 días de anticipación y que requieran eventos, antes de confirmar el servicio, se deberáverificar con el chef cuales son los alimentos que se pueden ofrecer y el determinara si se puede ofrecer el servicio. En caso de que sea necesario se cobrará un porcentaje adicional sobre precio de venta el cual será determinado por el Supervisor de alimentos y bebidas o en su ausencia por Gerencia General.
4. PROCEDIMIENTO
Una vez que el cliente nos da a conocer sus necesidades, se leinforma de los servicios con los que cuenta el hotel.
El cliente muestra interés, se realiza la cotización de grupo, se le envía vía correo electrónico.
Se procede a abrir el expediente del grupo en un fólder con etiqueta que incluya: nombre del grupo o empresa, fecha de realización, número de habitaciones y número de cuartos noche; en la parte derecha incluir la hoja en que se recibió lasolicitud, copia de la cotización y todos los documentos que estén relacionados con el grupo; en la parte izquierda del fólder se deberá incluir la hoja de follow up que servirá como bitácora de toda la información que se nos ha proporcionado y que esté relacionada con la negociación.
Al ser aceptada la cotización del grupo, se procede a elaborar el contrato y a solicitar la firma y anticipo...
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