Procedimiento de caja menor

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PROCEDIMIENTO
MANEJO DE CAJA MENOR

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0 Documento base
1 Ajuste del Procedimiento a las necesidades de la Empresa



1. OBJETIVO

Definir los lineamientos requeridos para efectuar desembolsos y compras mediante el Fondo de Caja Menor que por medio del presente procedimiento seestablece.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable en las oficinas de xxx y en los sitios donde se apruebe la utilización del fondo de caja menor.

El fondo de Caja Menor se utilizara para compras o gastos que se den lugar en el desarrollo de las operaciones de la Empresa que individualmente no pueden superar el 10% del valor total del fondo, sin exceder de $100.000.oo.

REGISTROS DELPROCEDIMIENTO

Código Nombre Finalidad
FA-001 Apertura Fondo de Caja Menor Documento necesario para la apertura del Fondo de Caja Menor, en el cual se deberá establecer su cuantía máxima y mencionar el nombre e identificación del funcionario que será responsable del custodio y manejo de este Fondo.
FA-002 Reembolso de Caja Menor Documento que se debe elaborar cuando se haya gastado un 70% de lacuantía autorizada, adjuntando los soportes necesarios.
FA-003 Cambio de custodio fijo de caja menor Documento que se debe elaborar cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, para encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo del Fondo de Caja menor, mientras subsista la situación.
FA-004 Documento de equivalente Documentoequivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de losrequisitos de acuerdo al artículo 437. f. del Estatuto Tributario.
Vale provisional de Caja Menor Documento necesario cuando el pago de gastos menores lo realicen personas diferentes al custodio del Fondo, el cual debe ser reemplazado por el documento definitivo dentro de los siguientes tres (3) días hábiles a partir de la fecha de elaboración.

3. DEFINICIONES

Gasto: Desembolso necesario parala adquisición de bienes o para la prestación de un servicio solicitado.

Factura: Documento que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías vendidas o los servicios prestados, e indicando la naturaleza de cada una de ellas cantidad, precio y condiciones.

Retención en la Fuente: Sistema de recaudo del tributo por el cual se obliga a quienes efectúan determinados pagos, aretener del valor del respectivo, cierto porcentaje a titulo del Impuesto Sobre La Renta, sus bases son ajustadas anualmente por el gobierno.

4. RESPONSABILIDADES EN EL MANEJO DE CAJA MENOR

La Gerencia designará un funcionario responsable para el manejo, custodia y administración del Fondo en cada uno de los sitios donde se apruebe la utilización del mismo.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIALegislación Colombiana: Estatuto Tributario o Código de Impuesto a la Renta y Complementarios

6. CUANTIA

La cuantía será de Un millón de pesos ($ 1.000.000.oo) moneda corriente. La Gerencia designará la cuantía Fondo en cada uno de los otros sitios donde se apruebe la utilización del mismo.

7. GENERALIDADES

A continuación se describe el procedimiento para la utilización del Fondo de CajaMenor:

7.1 Los pagos deben realizarlos solo los funcionarios que tengan a su cargo el manejo de las cajas menores; no obstante si por alguna razón las compras del bien o servicio debieran realizarla otros funcionarios, se les entrega el dinero necesario y se les hace firmar un recibo provisional, el cual debe ser reemplazado por el documento definitivo dentro de los siguientes tres (3) días...
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