Procedimiento De Compras

1. OBJETIVO: Satisfacer las necesidades de los clientes internos y externos, asegurando que las materias primas, productos, bienes y servicios comprados cumplan con los requisitos especificados por la compañía, por medio de negociaciones que beneficien a la organización a nivel financiero y económico.

2. ALCANCE: A todos los procesos de la organización.

3. PROCEDIMIENTO: Ver Diagrama deFlujo e Instructivos siguientes





























4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE GESTION DE COMPRAS






























5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
QUÉ SE HACE CÓMO SE HACE REGISTRO

BÚSQUEDA DEL PROVEEDOR Cuando el proveedor es nuevo, el coordinador de Compras debe investigar los proveedorespotenciales, en las diferentes fuentes como directorios telefónicos, Internet, bases de datos, misiones comerciales, referidas, etc., para conocer los productos, materias primas y/o servicios que ofrecen acorde a los requisitos de compra especificados por MOTOAUTOS.

Cotizaciones y Ofertas de los Proveedores



SELECCIÓN DE PROVEEDORES Se analizan aspectos significativos como lascaracterísticas de calidad del producto (si es una materia prima se tienen en cuenta las características físicas), capacidad de producción y entrega, condiciones económicas, valores agregados, etc. Se solicita una muestra del producto

Selección / Evaluación de proveedores



VISITA AL PROVEEDOR Se acuerda con el proveedor la fecha y hora en la que se visitará su planta de producción, si se trata de unamateria prima, para verificar el grado de cumplimiento de la normatividad higiénico – sanitaria vigente y el sistema de control de calidad.

Se realizará una evaluación a los proveedores de servicios e insumos, para calificar el desempeño de sus productos y servicios suministrados, con una frecuencia mínima anual. Programación de Visitas a Proveedores

Visita a Proveedores

Visita aProveedores Artesanales

APROBACIÓN
Se aprueba como nuevo proveedor a aquel que reúna el mejor conjunto de condiciones evaluadas; si esto no se logra se inicia nuevamente la etapa de búsqueda.
Listado de Proveedores de MOTOAUTO SAS.


NEGOCIACIÓN Se contemplan aspectos como precios, descuentos, valores agregados, forma y plazos de pago, cantidad mínima despachada, formas de entrega, fichastécnicas del producto, entre otros. La negociación está directamente relacionada con las condiciones de pago.

Acta de Negociación
INCLUSIÓN EN LA BASE DE DATOS DE PROVEEDORES Se registra, nombre del establecimiento, dirección, teléfono y contactos. Se archiva toda la información que demuestra la constitución legal del negocio del proveedor y el cumplimiento de las exigencias legales vigentes.Carpeta del Proveedor


EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
El coordinador de Compras debe realizar la evaluación de proveedores anualmente o cada vez que se encuentre una falla en el proceso. Para los proveedores nuevos se debe tener en cuenta, que si el tiempo de ingreso del proveedor vs la fecha de evaluación de proveedores anual programada excede los seis (6) meses, se debe realizar laevaluación del proveedor antes de este lapso de tiempo. (Coordinador de compras)

De acuerdo a la valoración de las variables se determina la continuidad del proveedor. Visita a Proveedores

Visita a Proveedores Artesanales

Selección / Evaluación de proveedor


REALIZAR PRESUPUESTO DE COMPRAS DEL MES
Teniendo en cuenta las ventas del mes, se realiza el presupuesto para hacer las compras delmes siguiente. (Se debe cumplir con lo presupuestado y no tener inventario que tenga baja rotación).

Lo mismo se hará para la parte de compras pero esta reunión se hará entre la subgerencia y el coordinador de compras.



Presupuesto del mes

HACER ORDEN DE COMPRA
De acuerdo a los presupuestos hechos se entrarían a realizar los pedidos al proveedor de acuerdo a los productos que...