procedimiento de control de documentos

1. Propósito

Establecer y mantener un control electrónico de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental.
2. Alcance

Aplica para todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Tecnológico de

3. Políticas de operación

3.1 “Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original” que se encuentran resguardados por el RDdel instituto para SGC, y por el Director de Programas de Innovación y Calidad de DGEST para el SGA, esta leyenda la llevaran todos los documentos al momento de ser impresos.  

3.2 La/El Controlador de Documentos notifica a través del Portal del SGC del Instituto (www.it.edu.mx) para el SGC y www.dgest.gob.mx para el SGA los cambios y correcciones que se hagan a los Documentos Controlados einforma a las/os responsables de los procesos y/o aspectos ambientales.

3.3 Los procedimientos del proceso de calidad del SGC del instituto, también aplicarán para el sistema de gestión ambiental, a excepción de los procedimientos de producto no conforme, encuestas de servicio, quejas y sugerencias; y evaluación docente que solo aplican al sistema de gestión de calidad.

3.4 Se considerandocumentos vigentes y controlados de manera electrónica los documentos del SGC que se encuentren a disposición en el portal del Instituto, y los del SGA en el portal de la DGEST, tanto para consulta como para impresión.

3.7 Es responsabilidad del Controlador de Documentos del Instituto actualizar la lista maestra de documentos controlados para el SGC, En el caso del SGA el Director de Programasde Innovación y Calidad de DGEST será el responsable de mantener esta información actualizada.

CONTROL DE EMISIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
AUTORIZÓ


M.A Ma. Elena Martínez Castellanos
RD


M.C Rocío E. Quiñónez Moreno
Subdirectora de Planeación y Vinculación



L.A Gabriel Salazar Hernández
Director
Firma:
Firma:
Firma:
29 Febrero 2012
15 Marzo 2012
29 Marzo 2012

4.-Diagrama del procedimiento.
Elaborador de Documentos.
Responsables de Revisar y Autorizar.
Controlador de Documentos
Usuario




























5. Descripción del procedimiento
Secuencia de etapas
Actividad
Responsable
1. Elabora / Revisa Documento.
1.1 Detecta necesidad de emitir un nuevo documento, define el nombre con el que se dará a conocer eldocumento. El nombre deberá hacer referencia a la actividad propia a realizar. En caso de revisión del documento, emite la nueva versión y la envía al RD.
1.2 Elabora documento.
1.3 Asigna código y número de revisión al documento, fecha de revisión. (Ejemplo: IT-PO-consecutivo para procedimientos, IT-IT-consecutivo para instrucciones, los formatos heredan el código de su documentos de origen más unconsecutivo)



Elaborador de documento.(Dueño natural del proceso o actividad)
2. Revisa Documento.
2.1 Revisa que el documento cumpla con las especificaciones aplicables.
2.2 Los documentos del SGC deberán ser revisados por el subdirector correspondiente al proceso y autorizado por el director. En el caso de los documentos del SGA los documentos serán revisados por el Director deInnovación de Programas de Calidad y autorizados por el Director General en el caso del manual y por el Coordinador Sectorial de Aseguranza de Calidad para los procedimientos.
SI es correcto pasa a la etapa 3.
NO es correcto regresa a la etapa 1.


RD

3. Firma de revisado
3.1. Firma documento en el campo correspondiente de
revisado
Responsable de revisar
4.-Autorizadocumentos
4.1 Autoriza documento y firma en el campo
correspondiente
Responsable de autorizar
5. Identifica Cambios y Número de Revisión.
5.1El Controlador de Documentos recibe la documentación revisada y autorizada verifica cambios y número de revisión.
5.2 En caso de identificar algunas inconsistencias en los documentos en cuanto a códigos, número de revisión, denominaciones, fechas...