PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO DE GESTION, REGISTRO Y CONTROL PARA LAS ADQUISICIONES DE ACTIVOS FIJOS Y MATERIAL DIDÁCTICO, REALIZADAS CON FONDOS DEL ESTADO, FONDOS DE PRÉSTAMOS Y FONDOS DE DONACIONES, BAJO LAS NORMATIVAS LEGALES APLICABLES A LA ADMINISTRACION PÚBLICA.

El objetivo del presente procedimiento de gestión, registro y control, es garantizar la correcta aplicación de la normativa legal y establecerla responsabilidad de cada Unidad Ejecutora al adquirir Activos Fijos y material didáctico que será utilizado en las escuelas nacionales de la República de Guatemala, y establecer la responsabilidad de las Unidades Ejecutoras del Gasto y la entrega a los beneficiarios.

Dentro del marco legal para la administración de inventarios de entidades públicas, existe la Circular 3-57, Instruccionesgenerales sobre la formulación de inventarios; Acuerdo Gubernativo 217-94, Instructivo para la Administración de Activos Fijos de la Administración Pública y Proceso de baja de bienes del inventario.

Con fundamento en lo anterior, se establecen los lineamientos en el marco legal para la gestión, el registro, custodia y bajas por traslados de Activos Fijos adquiridos con recursos económicosprovenientes de: 1) Fondos del Estado, 2) Fondos por Préstamos y 3) Fondos por Donaciones.

1. PROCEDIMIENTO DE GESTION.

a) El expediente de gestión para su registro en el Inventario del Ministerio de Educación debe estar formado por los documentos siguientes: 1) Solicitud de Gasto Requerimiento, 2) Factura contable original del proveedor, 3) Boletas o actas de entrega y recepción que el proveedordebe entregar a las Unidades de Adquisiciones y Contrataciones, para que formen parte del expediente.

b) Las Unidades de Compras y Contrataciones, harán el recuento de los bienes entregados a cada beneficiario de conformidad con las actas de entrega y recepción recibidas, elaborando un cuadro resumen que contenga las generalidades de los bienes entregados a los beneficiarios, verificando que lasfirmas y sellos de recibido correspondan a las autoridades de las escuelas autorizadas para la recepción.

c) Las Unidades de Compras y Contrataciones, traslada el expediente al Almacén de la Institución, para que se elabore el formulario FORMA 1H, Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario. Previo a elaborar el 1H, se revisa la documentación para garantizar la integridad de los datos quese consignan en el 1H.

d) Si la adquisición, presupuestariamente corresponde al Grupo 200, MATERIALES Y SUMINISTROS, en el Almacén se registrará en tarjetas Kardex, el ingreso de los bienes y a través del formulario Orden de Despacho se registrará su salida del almacén.

e) Si la adquisición, presupuestariamente corresponde al Grupo 300, PROPIEDAD, PLANTA, EQUIPO E INTANGIBLES, Almacéntraslada el expediente completo al Departamento de Inventarios de la Dirección de Servicios Administrativos –DISERSA-, para la gestión de registro en el Inventario de la Unidad Ejecutora del gasto.

2. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO.

a) En el Departamento de Inventarios se revisa la información de la Factura Contable, la forma 1H Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, la Orden de Pedido y laSolicitud de Gasto Requerimiento, verificando lo siguiente:

• Que la descripción de los activos Fijos coincida (1H y factura).
• Que el renglón presupuestario utilizado sea el que corresponde a la adquisición (1H, factura, solicitud de gasto requerimiento).
• Que el monto de la adquisición coincida (1H y factura).

b) Se procede a realizar el registro de ingreso en el Modulo de Inventarios delSistema de Contabilidad Integrada, SICOIN WEB. Si los activos Fijos dentro de sus características tienen número de serie, el registro se realiza unidad por unidad. Si los Activos Fijos dentro de sus características no tienen número de serie que los identifique, el registro se puede realizar de forma masiva en grupos de 999 unidades máximo.

c) Se procede a realizar el registro de ingreso en...