Proceso Cobranza
Páginas: 7 (1522 palabras)
Publicado: 3 de septiembre de 2011
EL PROCESO DE LA COBRANZA
1.- PREPARACIÓN DE LA COBRANZA
La preparación de la cobranza debe hacerse en el Departamento de Crédito y Cobranzas, ya sea el dìa anterior o a primera hora del dìa siguiente
La cobranza deberá separarse considerando lo siguiente:
Si serà hecha directamente por la oficina, o bien a través del cobrador.
Por zonas
Si es local o foránea
A través de los bancosPor el departamento de ventas
Por medio de abogados
A través de agencias de cobro
La cobranza del dìa deberá incluir lo siguiente:
Documentos para la firma de aceptación
Documentos por cobrar
Contrarrecibos
Facturas y notas de venta de pago inmediato
Facturas y notas de venta de pago inmediato
Facturas a revisión
Cheques devueltos por insuficiencia de fondos
Otros
Además de loanterior en el Depto. de Crédito y Cobranza deberá procederse de la siguiente manera:
Se deberán revisar antecedentes anotados por el cobrador acerca de situaciones especiales de los clientes.
Revisar los pedidos recientes para verificar que no haya habido acuerdos o tratos especiales con los clientes.
Indagar si aquello que obstaculiza el cobro de una cuenta se ha resuelto, como puede ser unagarantía no otorgada.
Deberán prepararse las instrucciones especiales para el cobrador, tal como puede ser una cobranza urgente
En caso de que se trate del último pago de un cliente, deberá incluirse en al cobranza la factura correspondiente.
Con el objeto de que las instrucciones al cobrador sean completas, tendrá que consultarse el último análisis de antigüedad de saldos.
Entre otrosElaboración de la relación de cobranza:
Una vez que se determinó lo que se cobrará en el día, se elaborará la relación de cobranza. Esta se formula en original y copia, distribuyéndose de la siguiente manera:
Original: Para el cobrador
Copia: Para el archivo del Depto de Crédito y Cobranzas.
Ambos deberán ir firmados por el gerente de crédito y cobranzas y por el cobrador.
Al momento de hacerentrega de la cobranza es muy importante que el gerente de crédito y cobranzas o quien realice esta tarea ponga en conocimiento del cobrador todos los detalles relativos a los cobros del día.
Otro aspecto a considerar es el hecho de informar al cobrador acerca de todo lo que concierne a la localización de algunos clientes cuyo domicilio resulta difícil de encontrar.
Cuando la cobranza es através de sobres, debe procederse de la misma manera.
El directorio de empresas y de personas físicas. Para efectos de facilitar las tareas del Departamento de Crédito y Cobranzas, así como para poder orientar adecuadamente a los cobradores, deberá tener a su servicio dos directorios, uno de las empresas y otro relativo a las personas físicas los cuales deberán estar al día.
Directorio deempresas. Deberán tener los siguientes datos:
Nombre de la empresa.
Dirección completa. En caso de ser necesario, indicar alguna referencia para su pronta localización si no estuviera ubicada en algún lugar accesible.
Teléfono o teléfonos de la empresa. Si tiene conmutador, su número o números así como el fax.
Nombre y teléfono o bien teléfonos de la persona que tiene a su cargo los pagos dela empresa.
Nombre y puesto de las personas de nivel superior al de pagos, así como su (s) teléfono (s).
Horario de trabajo de la empresa
Día o días y horario para efectuar los pagos
Particularidades o exigencias de los deudores tal como pueden ser:
Que las facturas se presenten a revisión en original y seis copias, en lugar de los habituales original y dos copias.
Que suelen pagar enefectivo, con cheque al portador, nominativos, o bien para abono en cuenta del beneficiario.
Que acuden, con frecuencia, a los cheques post fechados.
Que siempre pagan una cantidad ligeramente menos a la del adeudo dejando un saldo que después resulta de cobro difícil.
Que se auto concedan descuentos por pronto pago que no son procedentes.
Otras particularidades.
De personas físicas....
1.- PREPARACIÓN DE LA COBRANZA
La preparación de la cobranza debe hacerse en el Departamento de Crédito y Cobranzas, ya sea el dìa anterior o a primera hora del dìa siguiente
La cobranza deberá separarse considerando lo siguiente:
Si serà hecha directamente por la oficina, o bien a través del cobrador.
Por zonas
Si es local o foránea
A través de los bancosPor el departamento de ventas
Por medio de abogados
A través de agencias de cobro
La cobranza del dìa deberá incluir lo siguiente:
Documentos para la firma de aceptación
Documentos por cobrar
Contrarrecibos
Facturas y notas de venta de pago inmediato
Facturas y notas de venta de pago inmediato
Facturas a revisión
Cheques devueltos por insuficiencia de fondos
Otros
Además de loanterior en el Depto. de Crédito y Cobranza deberá procederse de la siguiente manera:
Se deberán revisar antecedentes anotados por el cobrador acerca de situaciones especiales de los clientes.
Revisar los pedidos recientes para verificar que no haya habido acuerdos o tratos especiales con los clientes.
Indagar si aquello que obstaculiza el cobro de una cuenta se ha resuelto, como puede ser unagarantía no otorgada.
Deberán prepararse las instrucciones especiales para el cobrador, tal como puede ser una cobranza urgente
En caso de que se trate del último pago de un cliente, deberá incluirse en al cobranza la factura correspondiente.
Con el objeto de que las instrucciones al cobrador sean completas, tendrá que consultarse el último análisis de antigüedad de saldos.
Entre otrosElaboración de la relación de cobranza:
Una vez que se determinó lo que se cobrará en el día, se elaborará la relación de cobranza. Esta se formula en original y copia, distribuyéndose de la siguiente manera:
Original: Para el cobrador
Copia: Para el archivo del Depto de Crédito y Cobranzas.
Ambos deberán ir firmados por el gerente de crédito y cobranzas y por el cobrador.
Al momento de hacerentrega de la cobranza es muy importante que el gerente de crédito y cobranzas o quien realice esta tarea ponga en conocimiento del cobrador todos los detalles relativos a los cobros del día.
Otro aspecto a considerar es el hecho de informar al cobrador acerca de todo lo que concierne a la localización de algunos clientes cuyo domicilio resulta difícil de encontrar.
Cuando la cobranza es através de sobres, debe procederse de la misma manera.
El directorio de empresas y de personas físicas. Para efectos de facilitar las tareas del Departamento de Crédito y Cobranzas, así como para poder orientar adecuadamente a los cobradores, deberá tener a su servicio dos directorios, uno de las empresas y otro relativo a las personas físicas los cuales deberán estar al día.
Directorio deempresas. Deberán tener los siguientes datos:
Nombre de la empresa.
Dirección completa. En caso de ser necesario, indicar alguna referencia para su pronta localización si no estuviera ubicada en algún lugar accesible.
Teléfono o teléfonos de la empresa. Si tiene conmutador, su número o números así como el fax.
Nombre y teléfono o bien teléfonos de la persona que tiene a su cargo los pagos dela empresa.
Nombre y puesto de las personas de nivel superior al de pagos, así como su (s) teléfono (s).
Horario de trabajo de la empresa
Día o días y horario para efectuar los pagos
Particularidades o exigencias de los deudores tal como pueden ser:
Que las facturas se presenten a revisión en original y seis copias, en lugar de los habituales original y dos copias.
Que suelen pagar enefectivo, con cheque al portador, nominativos, o bien para abono en cuenta del beneficiario.
Que acuden, con frecuencia, a los cheques post fechados.
Que siempre pagan una cantidad ligeramente menos a la del adeudo dejando un saldo que después resulta de cobro difícil.
Que se auto concedan descuentos por pronto pago que no son procedentes.
Otras particularidades.
De personas físicas....
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