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MANUAL RECEPCIONISTA DE HOTEL
 
Para comenzar podemos decir que los distintos departamentos que constituyen un hotel tienen gran importancia y no conviene destacar una mayor relevancia para uno u otro. Un hotel es una empresa de servicios, y la sincronización, coordinación y control interdepartamental es lo que va a determinar, además de su categoría, su reputación a nivel comercial sin olvidarque cada departamento tiene unas funciones concretas y específicas, y que igualmente desempeña un papel dentro de la empresa.
El departamento de recepción es la tarjeta de presentación del hotel. Tiene gran importancia de cara a la clientela, ya que es el primer departamento con el que el cliente tiene relación, bien sea de una forma personal a su llegada, bien a través de cualquier medio decomunicación, teléfono, fax, mail, etc. si hace reservaciones antes de su llegada.
La primera y última impresión son las que mayor importancia tienen para la mayoría de los clientes. La primera, debido a que el ser humano siempre se deja impresionar fácilmente por las imágenes, ésta va a predisponer a la mayoría de la clientela a favor o en contra del establecimiento según haya sido favorable odesfavorable para cada cliente.
Los profesionales de este departamento para causar una buena impresión deben estar uniformados y aseados, guardar una compostura correcta que no resulte desagradable al cliente, atendiendo con rapidez y seguridad en su trabajo a cada una de las personas que se acerquen al mostrador y siendo serviciales.
Departamento de Recepción:
El departamento de recepción es elcentro operacional de un hotel, desde aquí se cumplen procedimientos administrativos y es el primer contacto directo que el cliente tiene a su llegada al mismo, proporcionándole información sobre los servicios, las instalaciones y los distintos paquetes turísticos que disponga el hotel.
Funciones Básicas:
Sostener una comunicación con el huésped.
Registro y control de ingresos y salidas delhuésped (check in – check out).
Realizar cambios de habitaciones solicitados por los clientes.
Realizar bloqueos de habitaciones, con reservas garantizadas.
Autorizar la prolongación de estadías después de verificar la disponibilidad.
Mantener una fluida comunicación con el resto de los departamentos (Mantenimiento, Lavandería, Seguridad, A&B, Bell Boys y Ama de Llaves).
Recepcionista Matutino:El recepcionista del turno de la mañana comienza su jornada laboral a las 7:00 horas. Antes de retirarse el recepcionista nocturno debe comunicarle lo que ocurrió durante su turno, resaltando aquellas que necesiten ser tratadas y resueltas durante el transcurso del día.
Luego debe leer el Libro de Novedades, el que tiene que firmar para constatar que está al tanto de lo que ocurrió en el turnoanterior.
Seguidamente el recepcionista debe leer las reservas que ingresaran en el día dando especial atención a todas aquellas que estén garantizadas bien sea por medio de una carta compromiso emitida por alguna empresa que tenga convenio con el hotel (línea de crédito); o bien aquella particular que el futuro huésped pago por adelantado.
Si el recepcionista registra el nombre del futurohuésped en el fichero porque ya estuvo alojado en el hotel, se podrá tomar conocimiento de las preferencias del mismo.
Otras funciones:
- Debe verificar las reservas si se encuentran garantizadas, y en caso de haber otorgado algún descuento que este se encuentre con la autorización correspondiente.
- Mediante la observación del Plano de Habitaciones, tomará conocimiento de las habitaciones que seencuentran ocupadas, bloqueadas, habitaciones libres, habitaciones con check out en el día. Se recomienda que cada opción tenga un color que las caracterice para agilizar su tarea.
Pre asignación de habitación:
- Recepción organizara las reservas con pedidos especiales.
- Tendrá en cuenta aquellos huéspedes que ingresaran al hotel antes del horario normal de ingreso, en caso de no poder...
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