proceso y departamento de compras

El proceso de compra
El proceso de compra se inicia cuando cualquier area de la organización requiere algun bien o servicio y lo solicita por medio de una requicion, de ahí en adelante se construye una dinamica de procesos y actividades para abastecer o cubrir el requerimiento, el proceso es complejo, porque no solo consiste en comprar por comprar, sino hacer un despliegue de estrategias bienplaneadas y organizadas para lograr un valor competitivo que se refleje en las utilidades, calidad e imagen de la empresa, pero sobre todo contribuir en gran medida a la satisfaccion de los clientes.
El arte de comprar, es saber negociar, valiendose de todas las herramientas adquiridas en base a experiencias y habilidades para lograr objetivos, como son; precios "comodos" para la organización delos mejores materiales y servicios en el mercado (calidad), con facilidaes crediticias (creditos, tiempos y montos), con la mejor atencion (servicio), y finalmente con ese plus de competencia (desarrollo, capacitacion, infraetructura, negocios y alianzas, entre otros).
El proceso de compra en la empresa constructora lo integran las siguientes actividades
• La requisicion de materiales.
• Registroy clasificacion de requisiciones
• Localizacion de proveedores
• Solicitud de cotizaciones
• Analisis de cotizaciones y presupuestos
• Seleccion de proveedores y negociaciones
• Elaborar ordenes de compra, poner en circulacion y dar seguimiento a estas
• Entrada, almacenaje, cuidado y entrega de los materiales
• Seguimiento de procesos de proveedores, revision y pago de facturas
Otrasactividades indirectas del proceso.
• Control de inventarios
• Control de cuentas por pagar a proveedores
• Generacion y transferencia de informacion a contabilidad
• Generacion y transferencia de informacion a gerencia de proyectos
• Entre otras.














A continuacion se presenta un grafico de actividades del proceso de la compra mas detallado para posteriormente analizarconcepto por concepto, sus definiciones y sus formas.
EL PROCESO GRAFICO DE LA COMPRA

El proceso descriptivo de la compra
1.- LA REQUISICION DE COMPRA
Es la solicitud de cualquier área de la organización de sus necesidades materiales o de servicios para poder operar correctamente en función de un proyecto definido, por su origen y naturaleza la requisición puede ser de dos tipos.
• a)Requisición directa. Es aquella que está ligada totalmente a un proyecto constructivo (producción) y está reflejada en el presupuesto de obra, como son materiales, subcontratos y mano de obra.
• b) Requisición indirecta. Son aquellas que no se relacionan directamente con los procesos de producción (obra), pero que contribuyen a la operación de todos los procesos de trabajo de la organización.Elementos del documento "Requisición"
Este documento deberá contar con suficiente información la cual fundamenta su trámite y proceso, por lo tanto deberá contener:
• Membrete de la organización
• Concepto o titulo del documento
• Area que requisita
• Nombre del solicitante
• Proyecto o área de aplicación de lo requisitado
• Fecha de elaboración
• Cantidad, concepto y características oespecificaciones de lo requisitado
• Observaciones
• Firmas del solicitante y del comprador receptor de la requisición
Por lo regular las políticas para el abasto de material después de ingresar la requisición se encuentran establecidas en los procesos de trabajo, esto dependiendo de los tiempos que marque el programa de construcción.
2.- EL REGISTRO Y CLASIFICACION DE REQUISICIONES
El compradordeberá contar con sistemas que lo ayuden a clasificar este tipo de documento de acuerdo a su origen y naturaleza para su registro, esto depende de muchos factores y políticas de la organización, pero sobre todo al tipo de sistemas informáticos con los que se cuenten. Un sistema informático sofisticado, en automático cumple con esta función el cual relaciona la información en cuadros de interfase,...