Procesos de un programa de gestion documental

2.2.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Para efectos de la conceptualización de unprograma de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final dedocumentos.

2.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de 1999 Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Código Penal Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas confalsificación de los documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Código de Procedimiento Penal Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado. Código de Comercio Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para el asiento deoperaciones Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Artículo 123. Soportes contables Decreto 1584 de 1994 Documentaciónindispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio Decreto 2150 de 1995 Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda . NTC1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir” . NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”. NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”. NTC 3393. Elaboración documentos comerciales. NTC 4436 “Papel para documentos de archivo:requisitos para la permanencia y durabilidad”

ACTIVIDADES La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. En el Anexo 1, Producción Documental, se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad,sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas. ? Creación y diseño de documentos. ? Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto). ? Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). ?Determinación de tamaños , calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. ? Instructivos para el diligenciamiento de formularios. ? Determinación de uso y finalidad de los documentos. ? Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. ? Adecuado uso de la reprografía.

2. Normalización de...