PROCESOS

Instituto Nacional de Administración Pública
Diplomado en Gerencia Pública
Gestión del Talento Humano
Guatemala





MÓDULO I

FUNDAMENTOS DE RECURSOS HUMANOS





“MANUAL DE DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIÓN PUESTOS”








Helen J. Marroquín Menocal
COPREDEH



Guatemala, mayo de 2012
INTRODUCCIÓN


El presente Manual de Descripción y Especificación de Puestos,se realizó con la finalidad de tener un instrumento técnicamente elaborado que describa de forma clara y precisa las funciones, atribuciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo del Departamento Administrativo de COPREDEH.

Para el efecto y dada la importancia de contar con una guía que tenga estructurada de forma clara cada puesto de trabajo, se presentan los perfiles de cada uno endonde se incluye el nombre del puesto, la función general y funciones específicas del puesto, su clasificación, las relaciones de trabajo, tanto internas como externas, los requisitos necesarios para el puesto y las responsabilidades que el mismo conlleva.

OBJETIVOS

El presente Manual de Descripción y Especificación de Puestos tiene los siguientes objetivos:
Determinar las funciones de loscargos comprendidos en la estructura orgánica del Departamento Financiero de COPREDEH.

Precisar las interrelaciones entre los niveles jerárquicos y funcionales tanto internas como externas.


FINALIDAD

Dar a conocer en forma clara y definida las funciones, actividades y tareas del personal de la COPREDEH.

Permitir que el personal conozca con claridad las funciones y atribuciones delcargo que se le ha asignado.

Facilitar el proceso de inducción de personal, relativo al conocimiento de las funciones asignadas al cargo.

ALCANCE

El ámbito de aplicación del presente Manual comprende al personal que integra al
Departamento Administrativo y será de estricto cumplimiento para sus integrantes.

A continuación se presentan los descriptores de puestos, los cuales fueronelaborados de acuerdo a las competencias que el puesto requiere:
PRIMER PUESTO
I. TITULO
COORDINADOR ADMINISTRATIVO

II. FUNCION GENERAL

Coordinar las actividades del Departamento Administrativo, con eficiencia y transparencia al servicio de los diferentes departamentos de COPREDEH.

III. CLASIFICACION DEL PUESTO:

Código:
COPREDEH-II-01
Jefe Inmediato:
Director EjecutivoSubalternos:
Asistente Administrativo.
Personal de compras.
Personal de Inventarios.
Encargado de Almacén.
Personal de Servicios Generales y Mantenimiento.
IV. FUNCIONES DEL PUESTO:


Diarias:
Desarrollar procesos administrativos eficientes y eficaces en la ejecución de las actividades de la COPREDEH.
Revisar cotizaciones para procesos de compra.
Verificar la operatoria en el SIGES.Administrar los servicios generales de la institución.
Supervisar los servicios de mensajería.
Supervisar los procesos de inventario.

Quincenales
Supervisar los servicios de limpieza y seguridad de todos los ambientes.
Supervisar los procesos de transporte.

Mensuales

Determinar requerimientos de compras.
Coordinar los procesos de cierre contable en SIGES.
Verificar y avalar elcontrol del consumo de combustible.
Realizar reuniones con personal a cargo.

Cuatrimestrales
Elaborar informe de avance del POA.
Presentar propuesta de compras.

Anuales

Presentar el Plan anual de compras al Despacho Superior.
Elaborar el Plan Operativo Anual del departamento.
Establecer y evaluar controles administrativos.

V. RELACIONES


Internas

Con todo el personal.Externas

Proveedores.
Dirección de contrataciones del MINFIN.


VI REQUISITOS DEL PUESTO

Licenciatura en Administración de Empresas o carrera afín.
Experiencia en procesos propios de la Administración pública.
Experiencia comprobada en Administración de personal.
Conocimiento comprobado en legislación laboral y gubernamental de control interno, de adquisiciones y contrataciones y otras...