Prologo

IV. MARCO TEÓRICO
4.1 DEFINICIÓN DE MANUAL
El Manual es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para
obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene
todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones,
sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan
en una organización4.2 TIPOS DE MANUALES
a) Manual de Organización
Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la
descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos
puestos de trabajo que componen su estructura.
Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes,
legislación, atribuciones, estructura orgánica, funcionesorganigramas, niveles
jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de
comunicación y coordinación de una organización.
b) Manual para Especialistas
Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación en forma
específica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del
vendedor o compendio de la secretaria.
La preparación de estetipo de manuales por parte de la misma empresa es
recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente
grande como para justificarlo.
El objetivo básico perseguido con su preparación, es el de entrenamiento y
capacitación de empleados, como así servir también de elemento de consulta para
la realización de las tareas asignadas.
c) Manual del Empleado
Su objetivo eslograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así como
también para posterior entrenamiento, este manual es especialmente útil para
niveles intermedios u operativos.
d) Manuales de Finanzas
Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones
numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los
bienes de la empresa,para asegurar la comprensión de sus deberes en todos los
niveles de la administración.
e) Manuales del Sistema
El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema,
y está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente
manera: Objetivos del sistema, arquitectura de datos, arquitectura física del sistema,
índice de componentes, etc.
f)Manual de Calidad
Se define como un documento que enuncia la política de la calidad y que describe el
sistema de calidad de una organización. Este manual puede estar relacionado con
las actividades totales de una organización o con una parte seleccionada de estas.
Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del
manual de la calidad se estructuren de acuerdo conla norma que se intenta
satisfacer. Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales
de calidad
g) Manual de Procedimientos
Un Manual de Procedimientos es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ò más de ellas.
El Manual de Procedimiento presenta sistemas ytécnicas específicas. Señala el
procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de
cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un
procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para
ejecutar algún trabajo.
Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los
cuales secanaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciación de
normas de funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de la
misma.
Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un manual de estas
características:
Normas de procedimientos: es la relación por escrito de la secuencia de los
procedimientos que constituyen la base de la organización, con la...