Propiedades de la observacion

Una de las maneras de analizar la naturaleza de una observación de auditoria consiste en considerar el proceso que seguimos para examinar cuidadosamente la información obtenida en el curso de la auditoria. ¿Cuáles son los pasos que seguimos cuando buscamos respuestas para preguntas tales como?

· Es adecuado este procedimiento?
· Está clasificado este saldo de cuenta en forma correcta?
· Estapermitido este gasto?

Consideramos que una observación de auditoria tiene los siguientes atributos:

1. Condición
2. Criterio
3. Efecto
4. Causa
5. Recomendación

Una observación de auditoria bien confeccionada no solo constará de estos cinco atributos, sino que será redactada de tal manera que cada uno de ellos se distinga de los demás. Los lectores de nuestros informes noexperimentarán ninguna dificultad para entender lo que hallamos, lo que pensamos de lo hallado, cual es su efecto, por que sucedió y como consideramos que debe corregirse.

Cuando se da a conocer una observación de auditoria en la que falta uno o más de estos atributos casi siempre se plantean interrogantes. Cuando es omitido el criterio, los lectores comentan “no entiendo por qué el auditorcomenta sobre esto”. Cuando falta el efecto, el lector pregunta “¿qué importancia tiene?”. Cuando es pasada por alto la causa, la gerencia se pregunta “¿cómo pudo suceder?. Si se omite una recomendación, la gerencia lamenta, “con todo lo que ha averiguado el auditor, ¿por qué no ha mencionado como puede remediar la situación?

No importa nuestradestreza en la redacción; si no inspeccionamos adecuadamente cada uno de los atributos en el desarrollo de la auditoria, llegado el momento de redactar el informe final, enfrentaremos problemas debido a que nuestras observaciones no se desarrollaron satisfactoriamente.

ESTRUCTURA DE UNA OBSERVACIÓN
Para comunicar el mensaje con efectividad, la información necesaria será reunida en los papeles detrabajo y estar disponible para su análisis y evaluación en la fase de supervisión.
Todo comentario no esencial, anecdótico, narrativo o inconducente se dejará en papeles de trabajo, reservándose el informe para las observaciones.

Los atributos o componentes que una observación debe contener:

Titulo o encabezamiento.
Descripción resumida del problema central o identificación de unanecesidad importante para el mejor funcionamiento de la actividad o área examinada de la entidad. Debe diseñarse para transmitir el mensaje del informe, presentando el rasgo más importante de la observación.

Condición - (lo que es)
Las observaciones de auditoria comienzan a tomar forma mediante un proceso de comparación. En esencia lo que hacemos es comparar “lo que es” con“lo que debería ser”. En el momento en que consideramos correcto o apropiado, se ha dado el primer paso en el desarrollo de una observación de auditoria. Es difícil concebir una observación de auditoria que no esté caracterizada de alguna manera por esta diferencia.

Toda auditoria requiere, en primer lugar, determinar los hechos- ¿qué es mi hecho?. Si alguien le dice a uno que algosucedió; ¿es ese algo un hecho? O es solamente un hecho el que se lo hayan dicho?.

La redacción de nuestro informe de auditoria respecto ese “algo” dependerá en gran parte de la naturaleza y evidencia o sustento examinado y anotado en nuestros papeles de trabajo. Al tratar los hechos componentes de la Condición nos esforzaremos para asegurar una información exacta, biensustentada, redactada de la manera más clara y precisa posible.

No es nuestro propósito discutir todos los tipos y calidades de evidencia de auditoria. Tampoco nos ocuparemos de los procedimientos básicos para definir los hechos. Las dificultades encontradas en el análisis de la información de auditoria con miras a identificar la condición, son consecuencia de un concepto poco claro o impreciso...