PROYECTO 1 COMPUTACIÓN

La organización de eventos en Yucatán.

Durante ya más de 4 años consecutivos me encuentro trabajando en una empresa 100% yucateca, conformada por alumnos de diferentes universidades del estado, donde cada alumno conforma una parte fundamental de este proyecto, que es la elaboración y planeación de eventos masivos académicos a nivel del sureste del estado.
Esta empresa se forma al ver que endeterminado momento Yucatán se ve rezagada ante los otros estados que en sus universidades van realizando este tipo de eventos, sin embargo su fundador el Contador Público Luis Eduardo Esquivel Heredia, se propone formar con ciertos estudiantes de la facultad de contaduría y administración de la UADY (Facultad Autónoma de Yucatán) la elaboración del primer Simposium Internacional de Tecnología eInformación, que se lleva a cabo en el centro de convenciones SIGLO XXI para septiembre del 2007.
Este evento, en donde asiste la gobernadora del estado, aumenta el proyecto a realizarse y nos brinda el apoyo para poder seguir adelante realizando este tipo de eventos.
Qué pasa? En qué momento se vuelve este proyecto mayor rentable? En el momento que se dan cuenta de que del sureste del estadollegaban estudiantes de Veracruz, Tabasco, Quintana Roo, Chiapas, Campeche, e incluso llegaban de Toluca, el Edo de México, y otros estados. Esto aumentando poco a poco el turismo estudiantil ya que en las ocasiones que se llevaron a cabo los congresos teníamos a más de 1000 personas que llegaban para conocer el estado.
La ventaja es que Yucatán a sido un estado seguro, por lo cual la tranquilidadde los papas para permitirle a sus hijos el poder venir a la ciudad fue en aumento, lográndonos posicionar como empresa altamente académica.
El proceso para elaborar un congreso dependió de todos los alumnos de las diferentes universidades que ya habían participado como voluntarios para la organización de estos , se presentaran para poder llevar a cabo el mismo, que pasa? Que cuando se vanrealizando estos congresos de diferente índole, unos de ingeniería, otros de mercadotecnia, otros de salud, y otros te tecnología e información nos vamos dando cuenta que cada facultad ya tenía su grupo dispuesto a participar para realizarlos.
La elaboración de estos congresos también necesitaba una excelente planeación por lo cual en un congreso se dividía en diferentes comités para llevar un mayorcontrol en la organización del mismo los diferentes comités son:
Coffee Break: Estos se encargan de dar entre cada lapso de tiempo un pequeño bocadillo a los participantes, en su actividad normal ellos se encargan de la limpieza de esa área, al igual de brindar apoyo ante cualquier situación. Se conforma de 5 o 6 de personas.
Registros: Estas personas son las que se encargan de llevar eladecuado orden del proceso de inscripción de los participantes, al igual que antes de los días del evento mantener el orden de cómo vayan pagando, asignarles su número de folio, gafete, kits de bienvenida y otros promocionales. Se conforma por un equipo de 10 personas.
Foráneos: Este grupo de personas se encarga de mantener la comunicación con los alumnos que vienen de fuera, ellos se quedan en el hotelcede al igual que son los que se encargan de llevarlos el día del evento al siglo XXI, e incluso ir a las reuniones después del dia del congreso. Este grupo se conforma de 5 personas.
Edecanes: Son las jóvenes, la mayoría de veces, al igual que todos participan en algún momento como edecán, acomodando a los participantes en su lugar, igual a mantener el orden adecuado durante el congreso. Estegrupo se forma de 10 personas.
Entre estos comités también tenemos a los que son únicos, los que planean, quien es el coordinación de planeación, también el coordinador logístico, el Coordinador de presentadores, audio y video y el principal quien es el organizador general del evento.
Tenemos el diagrama de cómo queda la distribución de funciones en el evento (Organigrama):

*Este diagrama...