Proyecto: evaluación y seguimiento de procesos de compra

Nombre Proyecto: Evaluación y Seguimiento de Procesos de Compras

Introducción:

Una vez desarrollada la Guía de Diagnóstico 2006 entregada por la Dirección de Compras, en el marco del Programa de Mejoramiento de la Gestión, pudimos detectar un quiebre importante en los procesos de compra llevados a cabo por las Unidades de Compra de toda nuestra institución. Reparamos que no se cuenta conun procedimiento formal que permita evaluar periódicamente la efectividad de la normativa y los procedimientos implementados, evaluar el grado de cumplimiento de sus objetivos y el grado de adopción de los mismos.

Además, no se cuenta con un proceso formal para definir y hacer seguimiento a las acciones correctivas requeridas para enfrentar las brechas detectadas en el quiebre mencionadoanteriormente.

Para corregir los problemas detectados en estas áreas se ha decidido la creación de una Base de Datos que permitirá llevar un registro de todas las compras realizadas por nuestras unidades de compra que forman parte de nuestra institución.

Esta base será parte del procedimiento formal para hacer el seguimiento y generar las medidas correctivas o de optimización. Se incluirán en labase de datos todas las variables que permitan cumplir este objetivo.

Antecedentes:

• Esta institución está afecta a la ley de compras públicas y si bien se han actualizado los procedimientos y adecuado a la normativa, no hay certeza del nivel de cumplimiento, dada la dispersión de las unidades y el gran número de personas que trabajan en la institución.
• Hemos recibido reclamos deproveedores, derivados por la dirección de Compras, por falta de información en los procesos de adjudicación. Se deduce de esto, que hay algunas faltas al procedimiento definido.
• Algunos datos enviados por la Dirección de Compras, respecto de indicadores relacionados con el uso del sistema están bajo el estándar óptimo.

Objetivos:

Generales

• Implementar durante el año 2006 un sistemaformal de control y evaluación, para identificar y determinar permanentemente si los procesos de compra institucionales se realizan de acuerdo a los procedimientos establecidos por la normativa vigente.

Específicos

• Registrar en un único sistema los procesos de compra institucionales, identificando la gestión de cada unidad de compra.
• Definir herramientas de control permanente,para tomar acciones correctivas oportunamente con respecto a la normativa.
• Obtención de Informes periódicos que permitan detectar las brechas que se alejen de la normativa, para detectar y corregir sus causas.
• Identificar los espacios de mejora u optimización, en función de los resultados de cada unidad de compra, considerando las metas de desempeño establecidas en los indicadores degestión de abastecimiento.
• Contar con información oportuna para tomar medidas de ajuste, si corresponde.
• Contar con medios de verificación que respalden la transparencia y probidad de las compras públicas en el Servicio.

Alcance:

El Alcance del proyecto está dirigido a la mejora continua en los procesos internos del área de gestión de compras de toda la institución, incluyendo alas personas que ejercen funciones directamente en las unidades de compra, como a los clientes internos (requirentes).

Sin embargo, serán las Unidades de Compra de la Institución, las encargadas de la utilización directa de la base de datos para mantener y actualizar el registro de sus operaciones.

Impacto:

• Con respecto al mejoramiento de la gestión interna, se estima que elimpacto real de este objetivo, sea una mejora continua en los procesos internos del área de gestión de compras.

• Este objetivo esta directamente relacionado con la gestión de la Institución, por ende la disminución de costos involucrados (Horas / Hombre), será reflejada en el ahorro que pueda producir.

• Con la realización del proyecto se contará con medios de verificación que...