Proyecto Fase Final Proceso Administrativo 1


PROYECTO FASE FINAL
PROCESO ADMINISTRATIVO
GRUPO 40


TUTOR
CLAUDIA MILENA MANJARREZ


INTEGRANTES
ADRIANA STELLA ABRIL COD. 1111600302
ANDRES ERNESTO RUSSI COD. 1111600281
WILSON ANTONIO RAMOS COD. 1111600303
OMAR LEONARDO MORENO COD. 1111600255


JUNIO 2011
CONTENIDO

1 INTRODUCCION
2 RESUMEN
2.1 TAMAÑO DEL EVENTO
2.2 CRITERIOS DE DECISIÓN PARA EL CONCIERTO2.3 DESARROLLO DEL EVENTO

3 OBJETIVOS

4 RESULTADOS

5 CONCLUSIONES


6 BIBLIOGRAFIA











1. INTRODUCCION

Para el tipo de espectáculo que queremos montar, traeremos un artista en concierto de alto nivel, donde lo podemos enfocar en beneficio de desplazados, en el tema educación y en pro de los damnificados del invierno.
Daremos un enfoque de ayuda social para lograr más recursos dedistintos sectores de la sociedad, empresa privada y entidades gubernamentales.
Adicionalmente, incluiremos en nuestros eventos una campaña en pro de ser amigo del medio ambiente, pues de esta forma nos traerá más recursos de empresas ambientalistas y además por convicción tenemos que ser amigos de nuestro planeta.


2. RESUMEN


2.1 DESARROLLO DEL EVENTO

Para la organización del evento realizaremoslos siguientes procesos:
Diseño y cotización
Este es el estado en el que se establecen los objetivos, el mensaje que comunicar al público participante y las expectativas que el organizador del evento tiene con relación a la realización de la reunión.
Producción
El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen por objeto la preparación de los recursos que componen el evento.Preponderantemente se trata de contratación de proveedores y coordinación entre las prestaciones.
Montaje
Disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se llevará a cabo el evento.
Ejecución
Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demás.
Desmontaje
Retiro de los materiales yelementos utilizados en la reunión.
Evaluación de resultados
Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones.
Antes de realizar el evento debemos preguntarnos:
¿Nos sentimos preparados para el evento?

Debemos realizar el siguiente chequeo:

I. Requerimientos para la inauguración
• Listón, micrófono inalámbrico
• Tarima
•Iluminación
• Equipo de sonido
• Iluminación de podium
• Confirmar invitados importantes
• Fotógrafo/video

II. Equipo
• Equipo audiovisual
• Iluminación
• Decoración
• Tarimas
• Escenografía
• Mobiliario especial
• Sonido
• Requisitos de teléfonos/faxes y larga distancia
• Servicio de copiado
• Circuito cerrado

III. Instalaciones
• Área de registro: material a entregar, teléfono
•Sala de organizadores: teléfono, sala, circuito cerrado
• Sala VIP de conferencistas: sala, teléfono/fax, servicio de café, circuito cerrado
• Sala de prensa: teléfono/faxes, máquinas de escribir, computadora, copiadora, circuito cerrado, sala, servicio de café, área de información, estacionamiento, lugares especiales para las personalidades, señalización

IV. Promoción/Memorias
•Impresos/publicidad
• Atenciones a visitantes
• Reconocimientos
• Fotografía
• Filmación
• Grabación de videos y memorias del evento

V. Personal
• Anfitriones de conferencistas e invitados especiales.



3. OBJETIVOS

Básicamente el objetivo del evento es recoger fondos para ayudar a las personas damnificadas por el invierno en los cerros orientales de Bogotá.
Parte del dinero recaudado se donará paraque los habitantes de este sector los utilicen en sus necesidades de alimentación y se generará un zona donde se prestará las primeras ayudas y un lugar seguro donde las familias puedan dormir.
Determináremos un presupuesto, el cual resultará clave para la administración financiera. Esta herramienta nos ayudará a planificar, desarrollar y usar presupuestos de manera efectiva en el desarrollo de...