Proyecto Integral Archivistico

Firmado digitalmente por Angelica Barrera Laurente Motivo: Soy el Autor del Documento Fecha: 2010.12.23 10:55:06 -05'00'

"DECENIO DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD EN EL PERÚ" "AÑO DE LA CONSOLIDACIÓN ECONÓMICA Y SOCIAL DEL PERÚ"

Lima, 23 de Diciembre de 2010

Lima, 20 de Diciembre de 2010

INFORME No. 000582-2010/GRI/SGARF/RENIEC INFORME Nº 000582-2010/GRI/SGARF/RENIEC
A: De : Asunto :JUAN ANTONIO HUERTA VALVERDE
Gerente de Registros de Identificación

ANGELICA MARIA BARRERA LAURENTE
Sub Gerente de Archivo Registral Fisico

INFORME SOBRE PROYECTO PARA EL PROCESAMIENTO INTEGRAL ARCHIVÍSTICO.

Firmado por: karem judith ore alegria Fecha: 2010.12.21 10:50:42 -05:00 Motivo: Revisado

Referencia : 1) INFORME Nº 000001-2009/KOA/SGARF/GRI/RENIEC (09NOV2009) 2) INFORME Nº000420-2010/GRI/SGARF/RENIEC (28SEP2010) 3) INFORME Nº 27-2010/KOA/ARSA/SGARF/GRI/RENIEC (14DIC2010) 4) PROVEIDO Nº 013465-2010/GRI/SGARF/RENIEC (17NOV2010) 5) INFORME Nº 000362-2010/GRI/SGARF/RENIEC (10AGO2010) 6) INFORME Nº 000421-2010/GRI/SGARF/RENIEC (15SEP2010) 7) INFORME Nº 000457-2010/GRI/SGARF/RENIEC (12OCT2010) 8) INFORME Nº 000430-2010/GRI/SGARF/RENIEC (12SEP2010) Es grato dirigirme austed con la finalidad de manifestarle lo siguiente: I. ANTECEDENTES: 1.1 Por documento de la referencia (1), se informa respecto a la implementación del proyecto de Inventario de los documentos registrales archivados, dándose inicio con la serie documental con mayor índice de requerimiento y problemática para la ubicación y atenciones: Expedientes o documentos de sustentos provenientes de lasOficinas de Registro de Estado Civil incorporadas, remitidas por la Sub Gerencia de Integración de los Registros Civiles. 1.2 Mediante la Norma Técnica Peruana NTP-392.030-2:2005 Microformas-se establecen requisitos que deben cumplir las organizaciones que operan sistemas de producción de microformas en medios de archivo electrónico, previéndose entre otros, que la organización clasifique sus documentos,obedeciendo los lineamientos archivísticos para la conformación del PCD (Programa de Control de Documentos), para lo cual se emitió el documento de la referencia (2), sobre Plazo y Vigencia de los documentos custodiados. 1.3 Por documento (3) de la referencia, sobre Lineamientos para la conservación de los documentos custodiados, existen tres elementos para un programa de conservación preventiva,resaltando para los alcances del presente informe, el literal “C”: a. Conservación directa: Factores endógenos, orientado al estudio para la preservación del documento (Acidificación del papel y restauración) b. Conservación indirecta: Referido a los factores exógenos que puedan afectar la conservación (Clima adecuado y estable, reforzar la seguridad etc)

REGISTRO NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN YESTADO CIVIL www.reniec.gob.pe

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c. Conservación por sustitución o cambio de formato/ soporte: Planear entre otros, estaciones de trabajo debidamente equipados para escanear o microfilmar los documentos de un archivo y la instalación de dispositivos técnicos para los investigadores en las salas de investigación con el fin de hacerles posible la lectura de microfichas, microfilmes ó imágeneselectrónicas. II. ANALISIS: 2.1 PROBLEMÁTICA: Identificada a partir de las actividades actuales del Archivo Registral, y a la variedad de formas de envío por parte de las diferentes unidades orgánicas: a) Diversidad de documentos provenientes de procesos no individualizados apropiadamente: Producto de las incorporaciones de los Registros Civiles y de las actividades registrales del RENIEC. b)Excesivos tiempos de atención. c) Diversidad de formatos de los documentos a custodiar d) Falta de sistematización apropiada para enfrentar la carga laboral y las atenciones de los usuarios. Se ha determinado los tiempos que demanda actualmente la atención de los documentos regístrales, exceptuando las atenciones en original, solicitados por las diferentes Unidades Orgánicas del RENIEC, siendo...