Punto XIV

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
La necesidad de mantener métodos de trabajo deriva en los sistemas y procedimientos. Al existir muchos sectores de trabajo, es necesario establecer un sistema uniforme de trabajo que supere aquellas diferencias que pueden surgir entre las personas o los sectores; se pretende despersonalizar las tareas y evitar problemas de competencia. Al formalizar un procedimiento sedeja bien definido qué sector es competente para realizar cada operación.
Cada paso o acción es una operación, la sucesión cronológica de operaciones y su forma de ejecución constituyen un procedimiento, a su vez el conjunto de procedimientos realizados entre si constituyen un sistema. Al hablar de sistemas y procedimientos nos estamos refiriendo a cuándo y cómo se hacen las cosas y a lasistematización de las operaciones de trabajo. La sistematización consiste en establecer un orden y condiciones de sucesión racional a las cosas; esta racionalidad debe considerar la necesidad de continuidad de las actividades, la normalización (eliminación de variedades innecesarias de las cosas) y la estandarización (establecimiento de caracteres únicos a las cosas). Éstas son las reglas básicas de lasistematización, y esto significa que al establecer procedimientos no debemos quitarle continuidad al trabajo, debemos simplificarlo y unificarlo cada vez que podamos.
Los procedimientos hacen rutinaria la operación y aseguran la acción coordinada y uniforme, utilizan los principios establecidos en los esquemas de organización, planificación y control.

LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Losprocedimientos deben respetar la organización de la estructura en cuanto a cometidos, autoridad y responsabilidad. Los manuales de procedimientos recogen los métodos de trabajo en forma documental, establece cómo desarrollar las operaciones, y sistemas y técnicas específicas. Con este manual se establece un método estándar de trabajo.
VENTAJAS:
Dejan claramente establecido cómo y cuándo realizarcada tarea
Adiestran en el ejercicio de su tarea a los subordinados que se incorporan a la organización
Proporciona una base de consulta a los funcionarios para actuar en situaciones confusas
Evita inseguridad al personal para actuar
Proporciona una base de análisis para cualquier trabajo posterior de organización o reorganización
DESVENTAJAS:
Provocan cierta rigidez frente a la dinámica dela realidad
Enlentecen los trabajos en oportunidades en las que el empleado teme eludir algunas etapas del procedimiento por no estar previsto
Pueden limitar la iniciativa del individuo al someterlo a un comportamiento demasiado burocrático o reglamentario

MÉTODOS AUXILIARES DE ORGANIZACIÓN
La organización básica del trabajo puede tener:
a) Base unitaria, en la que una persona o unidad seocupa de todas las fases de un trabajo
b) Base procesal, en la que cada persona o unidad se ocupa de una fase o etapa del proceso
La división del trabajo y su consecuencia de especialización hizo que se abandonara la necesidad de que una persona se ocupe de todas las fases del trabajo. Con esa separación surgen necesidades de:
a) Un orden conocido por todos y con las clasificaciones
b)Laidentificación de las cosas y los procesos, para que todos conozcan ante qué hechos o cosas se encuentran
c) El registro de datos para informar e informarse de lo acontecido y lo realizado

MÉTODOS DE IDENTIFICACIÓN
Identificar significa dar a una cosa o hechos atributos únicos de identidad. Se debe establecer la identificación cada vez que sea viable en los procedimientos de trabajo de unaorganización . La identificación resulta posible a través de:
a) La forma, con mayor o menor tamaño, con distinto embalaje del producto, con distinta organización del documento se evita que las cosas sean confundidas. Surge con ello la facilidad de localización, de selección y el reconocimiento automático
b) El color, también permite o facilita la identificación. Cada vez que sea posible, incluso...