que es un manual de procesos

¿Qué es el manual de procedimientos de una empresa?
Es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa en los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimientoadecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido.
Aplicado a los Sistemas
Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
Todo procedimiento implica, además de lasactividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológico y financiero, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.
Pasos para elaborar el manual de procesos.
1. Definir el contenido:
Introducción.
Objetivos.
Áreas de aplicación.Responsables.
Políticas.
Descripción de las operaciones.
Formatos.
Diagramas de flujo.
Terminología.

2. Recopilación de información.
3. Estudio preliminar de las áreas.
4. Elaboración de inventario de procedimientos.
5. Integración de la información.
6. Análisis de la información.
7. Graficar los procedimientos.
8. Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.9. Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.
Pasos Adicionales
Las fuentes de información son:
Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.

Los métodos para compilar la información son:
Encuestas.
Investigación documental, inductiva y experimental.
Actualización
Es necesario mantener los manuales permanentementeactualizados. Mediante revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operación.

Estructura Del Manual
Identificación.- Este documento debe incorporar la siguiente información:
Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización. Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboración.Número de revisión. Unidades responsables de su elaboración, revisión o autorización. Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
Índice o contenido.- Relación de los capítulos y páginascorrespondientes que forman parte del documento.
Introducción.- Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.
Objetivos de los procedimientos.- Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos sonuniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar laeficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
Áreas de aplicación y alcance de los procedimientos.- Esfera de acción que cubren los procedimientos.
Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales....